Giới thiệu Kế toán
Phòng khám chạy tốt vẫn có thể lỗ mà không biết: tiền vào rải rác ở nhiều quầy, tiền ra nằm ở nhiều chỗ, công nợ khách để lâu thành khó đòi. Kế toán gom toàn bộ dòng tiền đó về một nơi — từ phiếu thu ở quầy, sổ quỹ, hoá đơn điện tử, cho tới bút toán vào sổ cái và báo cáo tài chính cuối kỳ.
Module này dành cho kế toán, thu ngân, quản lý và chủ phòng khám.
Cách vào Kế toán
Trên thanh màu tím ở trên cùng, bấm biểu tượng ô lưới (4 ô vuông nhỏ). Bảng các phân hệ hiện ra, mỗi ô là một phần việc của phòng khám.
Hình minh họa bảng chọn phân hệ
Tìm ô Kế toán — biểu tượng máy tính bỏ túi trên nền tròn màu tím đậm. Bấm vào là vào module.
Không thấy ô Kế toán?
Bảng này chỉ hiện những phân hệ mà tài khoản của bạn được cấp quyền. Dữ liệu tài chính thường chỉ mở cho kế toán và chủ phòng khám — cần dùng thì báo người quản trị.
Màn hình làm việc có gì
Vào module là gặp Bảng điều khiển — bức tranh tiền của tháng này.
Hình minh họa màn hình làm việc của Kế toán
| Khu vực | Là gì |
|---|---|
| 1. Menu bên trái | Các mục của module, gom theo nhóm: Phòng khám, Sổ quỹ, Hoá đơn điện tử, Sổ kế toán, Quản lý phiếu, Báo cáo. |
| 2. Dải thẻ chỉ số | Doanh thu tháng (kèm so sánh tháng trước), Chi phí tháng, Lợi nhuận tháng và Công nợ phải thu — tổng dư nợ khách hàng. |
| 3. Xu hướng doanh thu & chi phí | Doanh thu thực thu và chi phí theo tháng, xem nhanh theo 3T · 6T · 12T. |
| 4. Công nợ phải thu | Tổng phải thu, Quá hạn (kèm số kỳ), Tỷ lệ quá hạn, và biểu đồ phân tích tuổi nợ của các khoản trả góp. |
| 5. Top khách hàng nợ nhiều nhất | Danh sách khách đang nợ nhiều nhất kèm số tiền — dùng để nhắc thu. |
Thẻ Chi phí tháng và Lợi nhuận tháng ghi ước tính: chúng tính theo lương và vật tư đã ghi nhận trong kỳ, nên số chốt cuối cùng nằm ở báo cáo tài chính sau khi khoá sổ.
Tiền đi qua những đâu
Cả module xoay quanh đường đi của một đồng tiền trong phòng khám:
- Thu tiền tại quầy. Khách thanh toán, phát sinh phiếu thanh toán hoặc phiếu thu/chi; thu tạm ứng, ký gửi, hoàn trả tạm ứng, hoàn dịch vụ đều có phiếu riêng.
- Vào quỹ. Tiền về sổ quỹ của từng chi nhánh; mọi lần ra vào là một giao dịch quỹ.
- Đối soát. Cuối ca hoặc cuối ngày, đối soát quỹ để số trên phần mềm khớp với tiền trong két.
- Xuất hoá đơn. Phát hành hoá đơn điện tử cho khách, lưu hoá đơn đầu vào từ nhà cung cấp, rồi làm báo cáo thuế VAT.
- Ghi sổ. Giao dịch được định khoản vào sổ kế toán theo quy tắc định khoản; xem lại ở sổ cái và bảng cân đối số phát sinh.
- Khoá sổ. Kết chuyển & đóng sổ, khoá kỳ kế toán, rồi xuất báo cáo tài chính và tờ khai thuế TNDN.
Module này gồm những gì
Phòng khám
| Menu | Dùng để |
|---|---|
| Thu/chi phòng khám | Các khoản thu và chi hằng ngày của phòng khám. |
| Tạo mới thu/chi | Ghi một khoản thu hoặc chi không gắn với khách nào. |
| Quản lý đơn hàng | Theo dõi đơn hàng dưới góc nhìn tiền: đã thu bao nhiêu, còn lại bao nhiêu. |
Sổ quỹ
| Menu | Dùng để |
|---|---|
| Sổ quỹ | Danh sách các quỹ tiền mặt và tài khoản của phòng khám. |
| Giao dịch quỹ | Từng lần tiền vào và ra khỏi quỹ. |
| Đối soát quỹ | Đếm tiền thực tế và đối chiếu với số trên phần mềm. |
| Báo cáo Lãi/Lỗ | Kết quả kinh doanh theo kỳ. |
| Khoá kỳ kế toán | Chốt một kỳ để số liệu không thay đổi nữa. |
Hoá đơn điện tử
| Menu | Dùng để |
|---|---|
| Hoá đơn điện tử | Phát hành, tra cứu và thay thế hoá đơn cho khách; theo dõi tới khi cơ quan thuế xác nhận. |
| Hoá đơn đầu vào | Lưu hoá đơn nhận từ nhà cung cấp. |
| Báo cáo thuế VAT | Tổng hợp thuế giá trị gia tăng theo kỳ. |
Sổ kế toán
| Menu | Dùng để |
|---|---|
| Hệ thống tài khoản | Danh mục tài khoản kế toán của phòng khám. |
| Nhập bút toán | Ghi bút toán thủ công cho nghiệp vụ đặc thù. |
| Số dư đầu kỳ | Khai số dư khi bắt đầu dùng phần mềm hoặc khi sang kỳ mới. |
| Quy tắc định khoản | Khai sẵn nghiệp vụ nào ghi vào tài khoản nào, để phần mềm định khoản tự động. |
| Hàng đợi ngoại lệ | Những giao dịch chưa khớp quy tắc, chờ kế toán xử lý tay. |
| Đối chiếu | Soát khớp giữa nghiệp vụ và bút toán đã ghi. |
| Sổ cái | Toàn bộ bút toán theo từng tài khoản. |
| Bảng cân đối số phát sinh | Phát sinh nợ – có và số dư của mọi tài khoản trong kỳ. |
| Kết chuyển & Đóng sổ | Kết chuyển cuối kỳ và đóng sổ. |
| Báo cáo tài chính | Bộ báo cáo tài chính của kỳ. |
| Tờ khai thuế TNDN | Tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp. |
| Chuyển đổi MISA | Nạp số dư và công nợ từ MISA sang, đối chiếu song song hai hệ thống. |
Quản lý phiếu
| Menu | Dùng để |
|---|---|
| Phiếu thanh toán | Khách trả tiền cho dịch vụ, đơn hàng. |
| Phiếu thu/chi | Các khoản thu chi khác của phòng khám. |
| Phiếu thu tạm ứng | Khách đóng trước một phần trước khi làm dịch vụ. |
| Phiếu ký gửi | Khoản khách gửi lại phòng khám để dùng dần. |
| Phiếu hoàn trả tạm ứng | Trả lại khoản đã thu trước cho khách. |
| Phiếu hoàn dịch vụ | Hoàn tiền dịch vụ đã thu. |
Báo cáo
| Menu | Dùng để |
|---|---|
| Danh sách báo cáo | Hơn bốn mươi báo cáo tài chính — xem bên dưới. |
Báo cáo có sẵn
Nhóm báo cáo của module trả lời ba nhóm câu hỏi:
- Doanh thu đến từ đâu — theo ngày, theo dịch vụ và nhóm dịch vụ, theo nguồn khách, theo trang Facebook, theo tỉnh/thành và quốc gia, theo nhóm khách, theo bệnh lý, theo chi nhánh.
- Ai mang tiền về — doanh thu và hoa hồng theo bác sĩ tư vấn, telesale, kỹ thuật viên, trợ thủ và nhân viên bán trực tiếp, có cả bản tổng hợp.
- Tiền vào ra thế nào — thu chi theo chi nhánh và theo phương thức thanh toán.
Vì sao nên dùng
- Tiền và hồ sơ cùng một chỗ. Phiếu thu sinh ra từ chính đơn hàng và lượt điều trị, nên không phải đối chiếu hai hệ thống.
- Công nợ hiện ngay trên bảng điều khiển. Tổng phải thu, phần quá hạn, tỷ lệ quá hạn và danh sách khách nợ nhiều nhất — đủ để bắt đầu gọi nhắc ngay sáng thứ Hai.
- Định khoản tự động theo quy tắc. Khai quy tắc một lần, nghiệp vụ hằng ngày tự vào sổ; phần chưa khớp nằm ở hàng đợi ngoại lệ để xử lý riêng.
- Sổ sách đóng được và khoá được. Kết chuyển, đóng sổ, khoá kỳ — số liệu đã chốt không đổi nữa, nên báo cáo in ra hôm nay và tháng sau vẫn giống nhau.
- Chuyển từ MISA sang gọn gàng. Số dư tài khoản và công nợ chi tiết nạp thẳng từ file, còn chạy đối chiếu song song hai hệ thống trong giai đoạn chuyển đổi.
Liên quan
- Thanh toán (Bệnh án điện tử) — thu viện phí theo từng lượt khám.
- Giới thiệu CRM — đơn hàng và liệu trình sinh ra công nợ.
- Module Kế toán — giới thiệu nhanh trong phần Bắt đầu.