Đối soát quỹ
Cuối ca, việc cuối cùng của thu ngân là đếm tiền trong két và so với phần mềm. Màn hình này lưu lại từng lần đối soát đó, kèm chênh lệch — nên nếu vài ngày sau có ai hỏi "hôm đó lệch bao nhiêu", câu trả lời nằm sẵn ở đây.
Hình minh họa màn hình Đối soát quỹ
| Khu vực | Là gì |
|---|---|
| 1. Sổ quỹ | Quỹ đang đối soát. |
| 2. Ngày đối soát | Ngày thực hiện, mặc định là hôm nay. |
| 3. Tiền đếm | Số tiền đếm được trong két hoặc số dư thực tế của tài khoản. |
| 4. Tạo mới | Ghi lần đối soát vào sổ. |
| 5. Cột Chênh lệch | Phần mềm tự tính: tiền đếm trừ tiền hệ thống. |
Ô Nội dung dùng ghi giải thích khi có lệch; bảng bên dưới gồm Ngày đối soát, Sổ quỹ, Tiền đếm, Tiền hệ thống, Chênh lệch và Nội dung.
Đọc con số chênh lệch
| Chênh lệch | Nghĩa là |
|---|---|
| Bằng 0 | Két khớp sổ — ca đó sạch. |
| Dương | Két nhiều hơn phần mềm: có khoản thu chưa ghi phiếu. |
| Âm | Két ít hơn phần mềm: có khoản chi chưa ghi, hoặc tiền đã nộp ngân hàng mà chưa ghi giao dịch quỹ. |
Tìm nguyên nhân ngay trong ca dễ hơn nhiều so với vài ngày sau: lọc phiếu thu/chi theo hôm đó và theo hình thức thanh toán là ra.
Đối soát theo từng quỹ, không gộp
Đếm riêng két tiền mặt, đối chiếu riêng sao kê ngân hàng. Gộp chung thì lệch ở đâu cũng không biết, mà hai loại này sai vì hai lý do khác nhau.
Liên quan
- Sổ quỹ — nơi khai các quỹ.
- Giao dịch quỹ — nộp, rút, chuyển giữa các quỹ.
- Khoá kỳ kế toán — chốt kỳ sau khi số liệu đã khớp.