Hoá đơn điện tử
Khách hàng (người bệnh) cần hoá đơn cho khoản đã thanh toán — công ty thanh toán cho nhân viên, hoặc khách muốn có chứng từ. Hoá đơn điện tử là nơi phát hành hoá đơn qua nhà cung cấp hoá đơn điện tử của phòng khám, theo dõi hoá đơn tới khi cơ quan thuế xác nhận, và lập hoá đơn thay thế khi có sai sót.
Trong phân hệ Kế toán, mở nhóm Hóa đơn & Thuế ở menu trái rồi bấm Hóa đơn điện tử.
Hình minh họa màn hình Hoá đơn điện tử
| Khu vực | Là gì |
|---|---|
| 1. Bộ lọc Trạng thái | Lọc theo tình trạng phát hành của hoá đơn. |
| 2. Nút làm mới | Tải lại danh sách sau khi phát hành. |
| 3. Cột Trạng thái | Hoá đơn đang ở bước nào — giải thích ở mục dưới. |
Bấm vào Số hóa đơn trên một dòng để mở Chi tiết hóa đơn: người mua, từng dòng hàng kèm thuế suất, và các mã do nhà cung cấp, cơ quan thuế trả về.
Hoá đơn được tạo từ đâu
Hoá đơn sinh ra từ một khoản khách đã thanh toán. Ở danh sách Phiếu thanh toán, bấm nút Phát hành trên dòng phiếu: phần mềm lập hoá đơn với các dòng dịch vụ và thuế suất lấy từ phiếu, điền sẵn người mua theo hồ sơ khách, rồi gửi phát hành ngay.
Hình minh họa nút Phát hành trên danh sách Phiếu thanh toán
- Phát hành thành công: nút trên phiếu chuyển màu xanh, rê chuột thấy Đã phát hành.
- Nút chuyển màu đỏ (rê chuột thấy Lỗi) — thường do thông tin người mua còn thiếu, vd chưa có địa chỉ: hoá đơn đã được lập và nằm ở Nháp trong màn hình này. Mở Hóa đơn điện tử để bổ sung rồi phát hành — xem Phát hành hoá đơn.
Mỗi phiếu thanh toán chỉ có một hoá đơn. Phiếu đã có hoá đơn phát hành thì không xoá được nữa.
Trạng thái hoá đơn
| Trạng thái | Nghĩa là / nên làm gì |
|---|---|
| Nháp | Hoá đơn chưa gửi đi. Bấm Sửa người mua để bổ sung, rồi Phát hành. |
| Chờ phát hành | Đã gửi tới nhà cung cấp, đang chờ cấp số. Phần mềm tự tra định kỳ; muốn biết ngay thì bấm Tra cứu trạng thái. |
| Đã phát hành | Hoá đơn đã có số. Ký hiệu bắt đầu bằng K là hoá đơn không có mã cơ quan thuế — dừng ở trạng thái này là đúng. |
| CQT chấp nhận | Cơ quan thuế đã cấp mã cho hoá đơn. Đây là trạng thái cuối của hoá đơn có mã. |
| CQT từ chối | Cơ quan thuế không cấp mã — xem lý do ở Thông điệp CQT trong chi tiết, rồi lập hoá đơn thay thế. |
| Bị thay thế | Đã có hoá đơn thay thế được cấp số. Hoá đơn này không còn giá trị. |
| Đã hủy | Hoá đơn đã huỷ. |
Cột Loại cho biết hoá đơn là Gốc, Điều chỉnh hay Thay thế. Hoá đơn thay thế hiện thêm dòng nhỏ Thay thế cho … dưới số hoá đơn để bạn dò ngược về hoá đơn gốc.
Ba con số của một hoá đơn
| Cột | Nghĩa là |
|---|---|
| Tiền trước thuế | Giá trị hàng hoá dịch vụ chưa gồm thuế. |
| Tiền thuế | Phần thuế giá trị gia tăng tính trên số trên. |
| Tổng cộng | Số khách thực trả, đã gồm thuế. |
Dòng dịch vụ Không chịu thuế (KCT) hay Không kê khai, tính nộp thuế (KKKNT) có tiền thuế bằng 0 nhưng được ghi đúng loại trên hoá đơn, khác với dòng thuế suất 0% — cách khai ở Thuế suất VAT.
Ba con số này đi vào Báo cáo thuế VAT ở phần VAT đầu ra. Khi hoá đơn có số, phần mềm tự ghi bút toán doanh thu vào sổ kế toán theo quy tắc định khoản; hoá đơn bị thay thế hay bị huỷ thì tự ghi bút toán đảo.
Các nút trên mỗi dòng
Nút hiện theo trạng thái của hoá đơn và theo nhà cung cấp hoá đơn điện tử phòng khám đang dùng. Rê chuột lên nút để thấy tên nút.
Hình minh họa các nút trên dòng hoá đơn Nháp (1–2) và hoá đơn Đã phát hành (3–8)
| Nút | Dùng khi |
|---|---|
| 1. Phát hành | Hoá đơn Nháp hoặc Chờ phát hành — gửi hoá đơn đi. |
| 2. Sửa người mua | Hoá đơn Nháp — sửa người mua, hình thức thanh toán mà chưa gửi. |
| 3. Tra cứu trạng thái | Hoá đơn đã gửi — hỏi lại nhà cung cấp xem đã có số, mã cơ quan thuế chưa. |
| 4. Điều chỉnh | Hoá đơn Đã phát hành hoặc CQT chấp nhận — lập hoá đơn điều chỉnh. |
| 5. Hủy | Hoá đơn Đã phát hành hoặc CQT chấp nhận — huỷ hoá đơn. |
| 6. Thay thế | Hoá đơn Đã phát hành, CQT chấp nhận hoặc CQT từ chối — lập hoá đơn thay thế. |
| 7. Tải PDF · 8. Tải ZIP (XML) | Hoá đơn đã có số — tải bản thể hiện để gửi khách, hoặc file XML gốc để lưu trữ. |
| Ghi nhận số thủ công | Chỉ hiện với hoá đơn Chờ phát hành mà nhà cung cấp đã tiếp nhận — xem mục riêng. |
Nút Phát hành, Sửa người mua, Ghi nhận số thủ công cần quyền Phát hành; Điều chỉnh, Hủy, Thay thế cần quyền Điều chỉnh/Thay thế/Hủy. Không thấy nút dù hoá đơn đúng trạng thái → nhờ quản trị cấp quyền.
Phát hành hoá đơn
Bấm Phát hành trên một hoá đơn Nháp. Hộp Thông tin người mua mở ra, điền sẵn theo lần lưu gần nhất. Kiểm tra lại, rồi bấm Lưu & phát hành. Chỉ muốn lưu mà chưa gửi thì bấm Lưu.
Hình minh họa hộp Thông tin người mua
| Ô | Nhập gì |
|---|---|
| Người mua không lấy hoá đơn | Bật khi khách không cần hoá đơn đứng tên mình. Khi bật, các ô người mua không bắt buộc. |
| Tên người mua (bắt buộc nếu để trống Tên đơn vị) | Tên người mua hàng. Ví dụ: Nguyễn Văn An |
| Tên đơn vị (bắt buộc nếu có Mã số thuế) | Tên công ty khi xuất hoá đơn cho công ty. |
| Mã số thuế | Mã số thuế của đơn vị mua. |
| Địa chỉ (bắt buộc) | Địa chỉ người mua hoặc địa chỉ đơn vị. |
| Email · Số điện thoại | Để nhà cung cấp gửi hoá đơn tới người mua. |
| Loại giấy tờ · Số giấy tờ | CCCD hoặc Hộ chiếu. Đã chọn loại thì phải nhập số. |
| Hình thức thanh toán (bắt buộc) | Tiền mặt (TM), Chuyển khoản (CK) hoặc Tiền mặt / Chuyển khoản (TM/CK). |
Thông tin người mua được lưu riêng trên hoá đơn. Hồ sơ khách đổi tên, đổi địa chỉ về sau thì hoá đơn đã lập vẫn giữ đúng thông tin lúc phát hành.
Sau khi bấm Lưu & phát hành:
- Nhà cung cấp cấp số ngay → hoá đơn sang Đã phát hành, hiện thông báo Đã phát hành hoá đơn.
- Nhà cung cấp chưa trả kết quả → hoá đơn sang Chờ phát hành. Phần mềm tự tra lại; bạn cũng có thể bấm Tra cứu trạng thái sau ít phút.
Hoá đơn đã gửi đi thì không sửa được người mua nữa — sai sót sau khi có số được sửa bằng hoá đơn thay thế.
Thay thế hoá đơn
Dùng khi hoá đơn đã có số nhưng sai thông tin (tên, địa chỉ, mã số thuế người mua, hình thức thanh toán), hoặc khi cơ quan thuế từ chối hoá đơn.
-
Bấm Thay thế trên hoá đơn cần sửa. Hộp Thay thế hoá đơn mở ra.
Hình minh họa hộp Thay thế hoá đơn
-
Điền:
Ô Nhập gì Lý do sai sót (bắt buộc) Sai ở đâu. Tối đa 255 ký tự. Ví dụ: Sai mã số thuế người mua Mô tả văn bản thoả thuận (bắt buộc) Nội dung văn bản thoả thuận với người mua. Đã điền sẵn câu mẫu kèm số hoá đơn gốc; tối đa 225 ký tự. Ngày thoả thuận (bắt buộc) Ngày hai bên thoả thuận — không chọn được ngày ở tương lai. -
Bấm Tạo bản thay thế. Phần mềm tạo một hoá đơn Nháp loại Thay thế và mở ngay hộp Thông tin người mua của bản đó.
-
Sửa thông tin người mua, rồi bấm Lưu & phát hành.
Bản thay thế giữ nguyên các dòng hàng của hoá đơn gốc. Hoá đơn gốc chỉ chuyển sang Bị thay thế khi bản thay thế đã có số — trong lúc bản thay thế còn nháp, hoá đơn gốc vẫn giữ nguyên giá trị. Với nhà cung cấp Viettel, biên bản thoả thuận do Viettel tự sinh theo nội dung bạn nhập.
Điều chỉnh và huỷ hoá đơn
- Điều chỉnh: bấm Điều chỉnh, xác nhận — phần mềm lập hoá đơn loại Điều chỉnh và gửi phát hành. Khi bản điều chỉnh có số, hoá đơn gốc chuyển sang Đã hủy.
- Hủy: bấm Hủy, xác nhận — hoá đơn được huỷ ở nhà cung cấp với lý do Hủy theo yêu cầu.
Hoá đơn đã huỷ không khôi phục lại được. Khi chỉ cần sửa thông tin, dùng Thay thế hoá đơn để người mua vẫn có hoá đơn hợp lệ.
Ghi nhận số thủ công
Dùng khi hoá đơn đứng ở Chờ phát hành trên phần mềm, nhưng trên cổng của nhà cung cấp bạn đã thấy hoá đơn có số. Nút Ghi nhận số thủ công chỉ hiện khi nhà cung cấp đã tiếp nhận hoá đơn (đã có Mã tham chiếu nhà cung cấp).
Điền Số hóa đơn (1–8 chữ số), Ngày lập, Mã CQT (nếu có) đúng như trên cổng nhà cung cấp, và Lý do, rồi bấm Ghi nhận số. Phần mềm chỉ ghi lại số — không gửi lại hoá đơn. Hoá đơn chuyển sang Đã phát hành, hoặc CQT chấp nhận nếu bạn có nhập mã CQT. Hoá đơn có ký hiệu bắt đầu bằng K thì để trống ô mã CQT.
Chi tiết hoá đơn
Bấm vào số hoá đơn để mở Chi tiết hóa đơn: số hoá đơn, trạng thái, người mua và từng dòng hàng kèm thuế suất, tiền thuế.
Hình minh họa hộp Chi tiết hóa đơn
Khi nhà cung cấp và cơ quan thuế trả về, hộp hiện thêm:
| Mục | Nghĩa là |
|---|---|
| Mã tra cứu | Mã để người mua tự tra hoá đơn trên cổng nhà cung cấp. Bấm biểu tượng sao chép để gửi cho khách. |
| Mã CQT | Mã cơ quan thuế cấp cho hoá đơn có mã. |
| Thông điệp CQT | Phản hồi của cơ quan thuế — đọc ở đây khi hoá đơn CQT từ chối. |
Lỗi thường gặp
- "Cần nhập tên người mua hoặc tên đơn vị", "Cần nhập địa chỉ người mua", "Có mã số thuế thì phải nhập tên đơn vị" → bổ sung ô tương ứng trong Thông tin người mua.
- "Hoá đơn đang được nhà cung cấp xử lý, vui lòng thử lại sau 2 phút" → hoá đơn vừa gửi đi. Đợi 2 phút rồi bấm Tra cứu trạng thái.
- "Đã gửi hoá đơn, đang chờ nhà cung cấp xác nhận — bấm Tra trạng thái sau ít phút" → hoá đơn đang Chờ phát hành, làm như thông báo.
- "Mẫu hoá đơn bán hàng (mẫu số 2) không có thuế GTGT…" → phòng khám đang dùng mẫu hoá đơn bán hàng mà dòng dịch vụ có thuế suất %. Đổi thuế suất của dịch vụ sang loại không chịu thuế, hoặc dùng mẫu hoá đơn GTGT ở Cấu hình hóa đơn điện tử.
- "Hoá đơn này đã có bản thay thế đang xử lý…" → tìm bản Thay thế đang Nháp của hoá đơn đó trong danh sách và phát hành bản đó, không tạo thêm.
Hoá đơn nên phát hành khi khoản tiền tương ứng đã được ghi nhận thanh toán — như vậy số trên hoá đơn luôn khớp với phiếu thu. Cuối ngày, lọc Trạng thái = Nháp và Chờ phát hành để chắc không hoá đơn nào bị bỏ sót.
Liên quan
- Cấu hình hóa đơn điện tử — kết nối nhà cung cấp, mẫu số, ký hiệu.
- Thuế suất VAT — mức thuế và loại thuế của dịch vụ.
- Phiếu thanh toán — nơi bấm phát hành hoá đơn cho từng khoản thu.
- Báo cáo thuế VAT — tổng hợp đầu ra và đầu vào theo kỳ.
- Hoá đơn đầu vào — hoá đơn nhận từ nhà cung cấp.