Khoá kỳ kế toán
Báo cáo tháng 8 in ra hôm nay và in lại tháng sau phải giống nhau. Muốn vậy, tới lúc chốt sổ phải khoá kỳ: từ đó không ai ghi thêm hay sửa chứng từ của tháng đó nữa.
Hình minh họa màn hình Khoá kỳ kế toán
| Khu vực | Là gì |
|---|---|
| 1. Chọn năm và chi nhánh | Xem các kỳ của năm nào, của chi nhánh nào. |
| 2. Nhãn trạng thái từng tháng | Mở (xanh) là còn ghi được; khoá rồi thì nhãn đổi theo. |
| 3. Nút Khoá | Chốt tháng đó lại. |
Mười hai tháng của năm hiện thành mười hai thẻ, nên nhìn một lần là biết đã chốt tới đâu.
Khoá kỳ khi nào
Thứ tự việc nên làm trước khi bấm Khoá:
- Đối soát quỹ tất cả các quỹ của tháng, chênh lệch bằng 0.
- Soát đơn hàng còn nợ và các phiếu hoàn phát sinh cuối tháng.
- Xem lại báo cáo Lãi/Lỗ của kỳ, thấy hợp lý mới chốt.
- Khoá kỳ.
Khoá rồi thì chứng từ của kỳ đó không sửa được nữa
Đó chính là điều khoá kỳ đem lại — số liệu đứng yên. Cần điều chỉnh sau khi đã khoá thì mở lại kỳ, sửa, rồi khoá lần nữa; mọi lần mở lại đều để lại dấu vết.
Vì sao nên khoá đều đặn
- Báo cáo không đổi theo thời gian. Con số gửi cho chủ đầu tư tháng trước vẫn đúng khi mở lại hôm nay.
- Chặn sửa nhầm. Không ai vô tình ghi một phiếu thu vào tháng đã chốt.
- Biết rõ đang chốt tới đâu. Nhìn bảng mười hai tháng là thấy tháng nào còn dang dở.
Liên quan
- Đối soát quỹ — việc cần xong trước khi khoá.
- Báo cáo Lãi/Lỗ — số liệu của kỳ sắp chốt.
- Giới thiệu Kế toán — toàn bộ đường đi của tiền.