Quy tắc định khoản
Đây là màn hình khiến kế toán phòng khám nhẹ hẳn: khai một lần "thu tiền thì ghi Nợ 111, Có 511", sau đó mọi phiếu thu phát sinh hằng ngày tự vào sổ đúng như vậy — không ai phải định khoản tay từng chứng từ.
Hình minh họa màn hình Quy tắc định khoản
| Khu vực | Dùng để |
|---|---|
| 1. Chạy thử | Xem thử quy tắc hiện tại định khoản ra bút toán nào trước khi cho chạy thật. |
| 2. Nạp rule mẫu TT99 | Nạp sẵn bộ quy tắc chuẩn cho các nghiệp vụ thường gặp của phòng khám. |
| 3. Thêm quy tắc | Khai thêm quy tắc riêng. |
| 4. Cột Bút toán | Cặp tài khoản của quy tắc, đọc theo chiều Nợ → Có. |
| 5. Công tắc Trạng thái | Bật/tắt một quy tắc mà không phải xoá. |
| 6. Nút bút chì | Sửa quy tắc. |
Bộ quy tắc mẫu
Bộ mẫu phủ sẵn các nghiệp vụ phòng khám chạy hằng ngày:
| Loại nghiệp vụ | Bút toán | Nghĩa |
|---|---|---|
| Thu tiền | 111 → 511 | Khách trả tiền dịch vụ, ghi tăng tiền và doanh thu. |
| Chi tiền | 642 → 111 | Chi phí hoạt động trả bằng tiền. |
| Đặt cọc | 111 → 3387 | Tiền cọc chưa phải doanh thu, treo ở doanh thu chưa thực hiện. |
| (kết chuyển cọc) | 3387 → 511 | Khi dịch vụ làm xong, cọc thành doanh thu. |
| Hoàn tiền | 521 → 111 | Trả lại tiền cho khách, ghi giảm trừ doanh thu. |
| Thu quỹ | 111 → 711 | Khoản thu khác nhập quỹ. |
| Chi quỹ | 642 → 111 | Khoản chi khác từ quỹ. |
| Phát hành hóa đơn | 131 → 511 | Xuất hoá đơn, ghi phải thu và doanh thu. |
| Hóa đơn đầu vào | 156 → 331 | Mua hàng hoá, ghi phải trả người bán. |
| Lương | 642 → 334 | Chi phí lương phải trả nhân viên. |
Hai cột còn lại quyết định quy tắc chạy thế nào:
- Nguồn số tiền — lấy
amount(số tiền trên chứng từ) hayamount_before_tax(số tiền trước thuế, dùng cho nghiệp vụ hoá đơn). - Ưu tiên — một nghiệp vụ khớp nhiều quy tắc thì quy tắc có số ưu tiên cao chạy trước.
Cách dùng
- Bấm Nạp rule mẫu TT99 để có ngay bộ quy tắc chuẩn.
- Sửa cặp tài khoản cho khớp hệ thống tài khoản của phòng khám — ví dụ tách doanh thu dịch vụ và doanh thu thuốc thành hai tài khoản con.
- Bấm Chạy thử để xem bút toán sinh ra có đúng ý không.
- Bật công tắc Trạng thái cho các quy tắc muốn dùng.
Nghiệp vụ đặc thù thì đặt ưu tiên cao
Muốn riêng khoản thu của một loại dịch vụ vào tài khoản khác thì thêm quy tắc riêng và cho Ưu tiên lớn hơn quy tắc chung — phần còn lại vẫn chạy theo bộ mẫu.
Liên quan
- Hàng đợi ngoại lệ — nghiệp vụ chưa khớp quy tắc nào.
- Đối chiếu — soát xem còn khoản nào chưa vào sổ.
- Sổ cái — xem bút toán quy tắc đã sinh.