Tạo mới thu/chi
Doanh thu từ khách đã có đơn hàng và phiếu thanh toán lo. Nhưng mỗi ngày phòng khám còn một dòng tiền khác chạy song song, không gắn với khách nào: trả tiền điện, mua giấy in, gọi thợ sửa ghế, đóng phí internet, thu tiền gửi xe, thu tiền cho thuê mặt bằng phụ.
Những khoản đó nhỏ và lẻ nên rất dễ để ngoài sổ — rồi cuối tháng nhìn báo cáo thấy lãi, mà mở két ra thì tiền không còn bao nhiêu. Màn hình này sinh ra để khoảng cách đó không xảy ra: mỗi khoản ghi một phiếu, cuối kỳ cộng lại là biết tiền thật sự đi đâu.
Khi nào ghi ở đây
| Ghi ở Tạo mới thu/chi | Không ghi ở đây |
|---|---|
| Tiền điện, nước, internet, thuê nhà | Khách trả tiền dịch vụ → phiếu thanh toán |
| Văn phòng phẩm, đồ dùng chung, sửa chữa | Khách đóng trước → phiếu thu tạm ứng |
| Phí ngân hàng, phí nền tảng, quảng cáo | Hoàn tiền cho khách → phiếu hoàn dịch vụ |
| Thu tiền gửi xe, thu lẻ ngoài dịch vụ | Mua hàng có hoá đơn nhà cung cấp → hoá đơn đầu vào |
Quy tắc dễ nhớ: khoản nào truy được về một khách cụ thể thì đi theo hồ sơ khách; còn lại vào đây.
Mở màn hình và bấm Tạo mới
Vào Kế toán → Phòng khám → Thu/chi phòng khám.
Hình minh họa màn hình Phiếu thu/chi
| Khu vực | Là gì |
|---|---|
| 1. Tạo mới | Mở biểu mẫu ghi một khoản thu hoặc chi. |
| 2. Cột Số tiền | Khoản thu hiện màu xanh, khoản chi hiện số âm màu đỏ — liếc là biết tiền vào hay ra. |
| 3. Cột Loại phiếu thu/chi | Nhãn Thu tiền phòng khám hoặc Chi tiền phòng khám. |
| 4. Dòng tổng cuối bảng | Cộng dồn số tiền của khoảng ngày đang lọc — thu trừ chi, ra ngay số dư của kỳ. |
Điền biểu mẫu
Hình minh họa biểu mẫu Thêm mới quản lý thu/chi
| Khu vực | Điền gì |
|---|---|
| 1. Nội dung | Khoản này là gì: "Tiền điện tháng 9", "Mua giấy in A4", "Sửa ghế nha khoa số 2". |
| 2. Số tiền Thu/Chi (bắt buộc) | Số tiền của khoản, luôn nhập số dương — chiều thu hay chi do ô 5 quyết định. |
| 3. Hình thức thanh toán (bắt buộc) | Tiền mặt, chuyển khoản, quẹt thẻ… Chính ô này quyết định khoản tiền trừ vào quỹ nào. |
| 4. Hình thức | Chi tiết của hình thức thanh toán — ví dụ chọn quẹt thẻ thì đây là loại thẻ. Ô hiện lựa chọn theo hình thức thanh toán vừa chọn ở ô 3. |
| 5. Phiếu Thu/Chi (bắt buộc) | Thu tiền phòng khám hay Chi tiền phòng khám. Chọn sai thì số cộng ngược, nên kiểm lại ô này trước khi lưu. |
| 6. Danh mục thu/chi | Xếp khoản vào danh mục để lên báo cáo: điện nước, văn phòng phẩm, sửa chữa, marketing… |
| 7. Chi nhánh (bắt buộc) | Chi nhánh chịu khoản này — để lãi lỗ tính đúng cho từng cơ sở. |
| 8. Ngày Thu/Chi (bắt buộc) | Mặc định là thời điểm hiện tại. Ghi bù cho hôm trước thì sửa lại đúng ngày phát sinh. |
| 9. Lưu | Ghi phiếu vào sổ. |
Ghi thế nào để cuối tháng dùng được
Một phiếu ghi đủ số tiền + đúng chiều thu/chi + danh mục + chi nhánh là một dòng dữ liệu dùng được. Thiếu danh mục thì cuối tháng chỉ còn một cục tổng, không trả lời được câu hỏi "chi nhiều nhất vào việc gì".
Khoản lẻ dồn một tuần là quên mất nội dung, quên luôn trả bằng tiền mặt hay chuyển khoản. Ghi ngay lúc chi thì đối soát quỹ cuối ca khớp két, không phải ngồi đoán.
Ô Hình thức thanh toán là thứ nối phiếu này với sổ quỹ. Chi tiền mặt mà chọn nhầm chuyển khoản thì cuối ca đếm két sẽ lệch đúng bằng khoản đó.
Xem lại dòng tiền
Sau khi đã ghi đều, ba chỗ đọc lại kết quả:
- Dòng tổng ngay trên màn hình danh sách — lọc theo khoảng ngày là ra thu chi của tuần, của tháng.
- Báo cáo Lãi/Lỗ — thu chi phòng khám nằm chung một bảng với doanh thu dịch vụ, ra con số lãi thật.
- Danh sách báo cáo — thu chi theo chi nhánh và theo phương thức thanh toán.
Liên quan
- Thu/chi phòng khám — màn hình danh sách và cách lọc.
- Phiếu thu/chi — các khoản thu chi gắn với khách hàng (người bệnh).
- Sổ quỹ — nơi tiền mặt và tài khoản ngân hàng được theo dõi.
- Đối soát quỹ — đếm két cuối ca và so với phần mềm.