Danh sách chăm sóc
Danh sách chăm sóc là nơi xem toàn bộ lượt chăm sóc khách hàng của phòng khám, không riêng một khách nào — mỗi dòng là một lần cần liên hệ lại với khách sau khi họ rời phòng khám. Trang này giúp bộ phận chăm sóc biết hôm nay cần gọi cho ai và đã liên hệ tới đâu.
Mở lên, màn hình đã lọc sẵn theo Ngày cần chăm sóc = hôm nay và Trạng thái = Đang chờ, để bạn thấy ngay việc cần làm trong ngày.
Hình minh họa màn hình Danh sách chăm sóc
| Khu vực | Là gì |
|---|---|
| 1. Nút Tải dữ liệu và Tạo mới | Tải dữ liệu xuất danh sách ra Excel (có ô cho chọn cột trước khi xuất); Tạo mới mở biểu mẫu ghi một lượt chăm sóc mới. |
| 2. Ô tìm kiếm và Ngày cần chăm sóc | Tìm theo từ khoá, hoặc đổi khoảng ngày để xem các ngày khác ngoài hôm nay. |
| 3. Bộ lọc, xoá lọc, làm mới, chọn cột | Bấm biểu tượng phễu để mở đầy đủ bộ lọc (xem bên dưới); nút chổi để xoá hết lọc đang áp. |
| 4. Cột Trạng thái | Cho biết lượt chăm sóc này đang ở bước nào (xem bảng bên dưới). |
| 5. Cụm 3 nút cuối dòng | Sửa (bút chì), Tạo khiếu nại từ khách này (mũi tên quay ra), Xoá (thùng rác). |
Muốn xem trạng thái khác ngoài Đang chờ, bấm biểu tượng phễu (vị trí 3) để mở đầy đủ bộ lọc: Chi nhánh, Kênh chăm sóc, Chủ đề, Trạng thái, Độ ưu tiên, Thời gian chăm sóc, Kết quả chăm sóc, Nhân viên thực hiện, Nhân viên hỗ trợ, Thời gian đã chăm sóc, Người tạo, Ngày tạo.
Phần mềm tự sinh phần lớn phiếu chăm sóc
Bạn không cần tự tạo tay từng phiếu — phần mềm tự động sinh phiếu chăm sóc trong các trường hợp sau:
- Sau mỗi buổi điều trị: phần mềm tự tạo một phiếu cho ngày hôm sau, trạng thái Đang chờ. Khách đã có phiếu cùng ngày rồi thì không tạo thêm.
- Dịch vụ điều trị hoàn thành và dịch vụ đó được đánh dấu cần chăm sóc: phần mềm tự tạo tiếp một phiếu cho từng mốc đã khai với loại dịch vụ đó, ví dụ Sau 1 ngày, Sau 1 tháng…
- Khách mua sản phẩm (không phải dịch vụ điều trị): phiếu được tạo ngay khi đơn thanh toán xong.
Nhờ vậy, việc của bạn thường là mở danh sách này mỗi ngày, gọi theo các phiếu đã có sẵn, chứ không phải tự nhớ ai cần gọi.
Nhắc việc tự động
Đến ngày cần chăm sóc, phần mềm gửi thông báo chuông cho nhân viên phụ trách. Thông báo bắt đầu gửi từ 7 giờ 30 sáng theo múi giờ phòng khám, và được kiểm tra lại mỗi 30 phút trong ngày để không bỏ sót phiếu mới phát sinh.
Ý nghĩa các cột và giá trị
Thời gian chăm sóc không phải giờ phút mà là mốc tính từ buổi điều trị: Sau 1 ngày, Sau 7 ngày, Sau 1 tháng, Sau 3 tháng, Sau 6 tháng, Sau 1 năm.
Trạng thái:
| Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|
| 🔴 Đang chờ | Vừa được sinh ra hoặc vừa lên lịch, chưa liên hệ. |
| Phát sinh | Mới phát sinh, chưa bắt đầu xử lý. |
| Đang thực hiện | Nhân viên đang trong quá trình liên hệ khách. |
| 🟢 Hoàn thành | Đã liên hệ và ghi nhận xong kết quả. |
| 🟡 Trùng lặp | Trùng với một phiếu khác đã có cho cùng khách. |
Kết quả chăm sóc: Hài lòng, Không hài lòng, Bình thường, Rất tệ, Không phản hồi.
Độ ưu tiên: Thấp, Bình thường (mặc định), Cao, Khẩn cấp.
Chủ đề: Tư vấn, Chăm sóc, Giải đáp. Kênh chăm sóc: Gọi điện, Tin nhắn Facebook, SMS, Zalo, Viber.
Danh sách trạng thái, kết quả, chủ đề và kênh chăm sóc ở trên là danh mục phòng khám tự khai trong phần Cấu hình, nên tên gọi và màu sắc thực tế có thể khác với hình minh họa.
Tạo mới hoặc sửa một lượt chăm sóc
Bấm Tạo mới (vị trí 1) hoặc bấm nút Sửa trên một dòng đã có để mở biểu mẫu ghi lượt chăm sóc. Đây là cùng một biểu mẫu dùng ở thẻ Chăm sóc trong hồ sơ từng khách hàng (người bệnh) — hướng dẫn điền chi tiết từng ô đã có sẵn ở trang Tạo chăm sóc, sửa ở đâu cũng cập nhật cùng một dữ liệu.
Lưu phiếu xong, phần mềm tự cập nhật ngày liên hệ gần nhất của khách trong hồ sơ.
Nếu khách phàn nàn ngay trong lúc gọi chăm sóc, bấm nút mũi tên quay ra ở giữa cụm 3 nút cuối dòng (vị trí 5) — phần mềm mở thẳng biểu mẫu Khiếu nại sự cố với thông tin khách đã điền sẵn, không phải tìm lại khách từ đầu.
Liên quan
- Chưa hoàn thành điều trị — khách còn liệu trình dang dở, nguồn cần chăm sóc khác ngoài phiếu tự sinh.
- Tạo chăm sóc — hướng dẫn điền chi tiết biểu mẫu.
- Chi tiết khách hàng — nơi chứa thẻ Chăm sóc của từng khách.