Tạo mới chăm sóc
Một lượt chăm sóc là một lời hẹn sẽ hỏi thăm khách vào một ngày cụ thể. Khách rời phòng khám xong, việc còn lại của phòng khám mới bắt đầu: gọi xem có đau không, nhắc tái khám, hỏi kết quả sau một tháng. CluvixHealth biến những lời hẹn đó thành việc có tên, có ngày, có người chịu trách nhiệm — thay vì trông chờ vào trí nhớ của nhân viên.
Ba cách một lượt chăm sóc ra đời
| Cách | Khi nào dùng |
|---|---|
| Tạo tay từ Danh sách chăm sóc | Khách vừa gọi tới hỏi, hoặc bạn muốn hẹn lại một khách cụ thể ngoài kế hoạch. |
| Tạo trong hồ sơ khách | Đang mở hồ sơ một khách, muốn ghi ngay lượt chăm sóc cho chính khách đó. |
| Phần mềm tự tạo | Mặc định của phòng khám vận hành tốt — sau mỗi buổi điều trị và sau mỗi liệu trình hoàn tất, lịch chăm sóc tự có sẵn. |
Cách thứ ba mới là cách tạo ra phần lớn phiếu chăm sóc. Hai cách đầu dành cho những tình huống phát sinh.
Cách 1: Tạo tay từ Danh sách chăm sóc
Mở Danh sách chăm sóc, rồi bấm nút Tạo mới màu xanh ở góc trên bên trái, ngay cạnh nút Tải dữ liệu.
Hình minh họa nút Tạo mới trên màn hình Danh sách chăm sóc
Ô Thêm mới chăm sóc hiện lên. Những ô đáng lưu ý được đánh số trong hình:
Hình minh họa ô Thêm mới chăm sóc
| Ô | Điền gì |
|---|---|
| 1. Khách hàng (Người bệnh) | Gõ tên hoặc số điện thoại rồi chọn trong danh sách hiện ra. Đây là người sẽ được gọi. |
| 2. Chi nhánh (bắt buộc) | Cơ sở phụ trách lượt chăm sóc này. Ô viền đỏ khi còn trống — chưa chọn thì chưa lưu được. |
| 3. Ngày chăm sóc | Ngày giờ sẽ liên hệ khách. Phần mềm điền sẵn thời điểm hiện tại; đổi sang ngày bạn định gọi. |
| 4. Thời gian chăm sóc | Mốc tính từ buổi điều trị — Sau 1 ngày, Sau 7 ngày, Sau 1 tháng… Đây không phải giờ gọi, mà là lý do vì sao lượt chăm sóc này tồn tại. |
| 5. Nhân viên thực hiện | Người chịu trách nhiệm gọi. Phần mềm điền sẵn chính bạn — đổi nếu giao cho người khác. |
| 6. Nội dung chăm sóc | Cần nói gì với khách, hoặc đã nói gì sau khi gọi xong. |
Các ô còn lại đều có sẵn giá trị dùng được ngay: Chủ đề (Chăm sóc), Kênh chăm sóc (Gọi điện), Độ ưu tiên (Bình thường), Trạng thái xử lý, Phòng ban, Nhân viên hỗ trợ và Tiêu đề. Chỉnh khi cần, còn không thì để nguyên. Bấm Lưu để phiếu vào danh sách.
Gọi xong, quay lại phiếu và ghi đúng những gì khách nói — "khách còn ê răng số 6, hẹn gọi lại thứ Năm" đáng giá hơn nhiều so với "đã gọi". Người trực ca sau mở lên là tiếp được câu chuyện, khách không phải kể lại từ đầu.
Phiếu được gom theo Ngày chăm sóc, và Danh sách chăm sóc mở lên mặc định chỉ hiện việc của hôm nay. Đặt nhầm ngày thì đến hôm cần gọi sẽ không ai thấy phiếu đó.
Cách 2: Tạo ngay trong hồ sơ khách hàng (Người bệnh)
Đang mở hồ sơ một khách và muốn hẹn chăm sóc cho chính khách đó thì không cần quay ra danh sách: thẻ Chăm sóc trong hồ sơ khách có nút tạo riêng, và ô khách hàng (người bệnh) đã điền sẵn. Các bước chi tiết nằm ở Tạo chăm sóc.
Hai nơi này là cùng một dữ liệu: phiếu tạo trong hồ sơ khách sẽ xuất hiện ở Danh sách chăm sóc, và ngược lại. Sửa ở đâu cũng như nhau.
Cách 3: Phần mềm tự đặt lịch chăm sóc
Đây là phần đáng đầu tư nhất, vì nó biến chăm sóc từ "nhớ thì làm" thành "mặc định sẽ xảy ra". Có hai cơ chế chạy song song.
Ngay hôm sau mỗi buổi điều trị
Mỗi lần nhân viên ghi nhận một buổi điều trị, phần mềm tự tạo một việc cần chăm sóc cho khách vào đúng ngày hôm sau và giao cho bộ phận Chăm sóc khách hàng (người bệnh). Ngày đó đã có việc chăm sóc cho khách rồi thì không tạo thêm, nên danh sách không bị trùng.
Đây là cuộc gọi quan trọng nhất trong cả hành trình: khách vừa can thiệp xong, còn ê, còn lo, và một cuộc gọi hỏi thăm đúng lúc này là thứ khách nhớ rất lâu. Bật hay tắt cơ chế này nằm ở Lựa chọn tác vụ, mục Tự động tạo chăm sóc ngày hôm sau.
Bộ lịch dài hạn theo từng mốc
Khi khách hoàn tất toàn bộ liệu trình của một dịch vụ, phần mềm nhìn vào các mốc đã khai ở Thời gian chăm sóc và đặt sẵn cả một chuỗi lịch cho tương lai — Sau 7 ngày, Sau 1 tháng, Sau 3 tháng, Sau 6 tháng… mỗi mốc một phiếu, tính từ ngày hoàn tất.
Để chuỗi này chạy, dịch vụ cần được bật Có chăm sóc và thuộc Nhóm dịch vụ áp dụng của mốc tương ứng — cả hai đều khai một lần trong phần Cấu hình, sau đó cả chuỗi tự chạy cho mọi khách.
Các phiếu sinh ra nằm trong hàng đợi chung của bộ phận Chăm sóc khách hàng, chưa gắn tên ai — nhân viên tự nhận việc từ hàng đợi.
Niềng răng và tẩy trắng không cùng nhịp theo dõi. Khai mốc riêng cho từng nhóm dịch vụ thì cuộc gọi rơi đúng lúc khách đang cần nghe — gọi đúng nhịp là chăm sóc, gọi dày quá thành làm phiền.
Phòng khám được gì từ việc này
- Không khách nào rơi khỏi tầm mắt. Mỗi buổi điều trị đẻ ra một lời hẹn, mỗi liệu trình hoàn tất đẻ ra cả một chuỗi. Nhân viên nghỉ phép hay nghỉ việc cũng không làm đứt mạch, vì việc nằm trong hàng đợi chứ không nằm trong sổ tay riêng.
- Đến ngày là có người nhắc. Phiếu tới hạn sẽ bắn thông báo chuông cho người phụ trách, bắt đầu từ 7h30 sáng và kiểm lại mỗi 30 phút trong ngày.
- Khách cảm thấy được nhớ tới. Cuộc gọi sau 6 tháng đúng hẹn nói với khách một điều mà quảng cáo không nói được: ở đây người ta nhớ mình.
- Đo được thay vì đoán. Mỗi phiếu có trạng thái và kết quả, nên phòng khám biết bao nhiêu cuộc gọi đã thực hiện, bao nhiêu khách quay lại — thay vì tin rằng "bọn em vẫn chăm khách đều".
Liên quan
- Danh sách chăm sóc — nơi xem và xử lý mọi phiếu chăm sóc.
- Tạo chăm sóc — tạo ngay trong hồ sơ một khách.
- Thời gian chăm sóc — khai các mốc để phần mềm tự đặt lịch.