Chuyển tới nội dung chính

Cấu hình hóa đơn điện tử

Cấu hình hóa đơn điện tử là nơi khai tài khoản của phòng khám tại nhà cung cấp hoá đơn điện tử, cùng mẫu số và ký hiệu hoá đơn đã đăng ký. Khai đúng một lần ở đây thì kế toán bấm Phát hành ở Hoá đơn điện tử là hoá đơn đi thẳng sang nhà cung cấp, có số ngay trên phần mềm.

Mở Cấu hình hệ thống, ở nhóm Kế toán bấm Cấu hình hóa đơn điện tử. Cần quyền quản lý cấu hình.

Màn hình Cấu hình hóa đơn điện tử với nhà cung cấp Viettel, nút Kiểm tra kết nối được khoanh đỏ

Hình minh họa màn hình Cấu hình hóa đơn điện tử với nhà cung cấp Viettel S-Invoice

Cấu hình áp dụng cho cả doanh nghiệp: mọi hoá đơn phát hành từ phần mềm dùng chung tài khoản, mẫu số và ký hiệu này.

Trước khi bắt đầu​

Chuẩn bị sẵn những thông tin nhà cung cấp đã cấp cho phòng khám khi ký hợp đồng hoá đơn điện tử:

  • Tài khoản và mật khẩu đăng nhập hệ thống hoá đơn của nhà cung cấp.
  • Mã số thuế đơn vị phát hành hoá đơn.
  • Mẫu số và Ký hiệu hoá đơn đã đăng ký với cơ quan thuế.

Các thông tin này xem được khi đăng nhập trang quản trị hoá đơn của nhà cung cấp.

Điền thông tin​

Chọn Nhà cung cấp trước — các ô bên dưới hiện ra theo nhà cung cấp đã chọn. Phần mềm kết nối với Viettel S-Invoice và MISA meInvoice.

ÔNhập gì
Nhà cung cấpNhà cung cấp hoá đơn điện tử phòng khám đã ký hợp đồng.
EndpointĐịa chỉ kết nối của nhà cung cấp. Để trống để dùng địa chỉ chính thức; chỉ điền khi nhà cung cấp cấp riêng một địa chỉ khác cho phòng khám.
Tài khoảnTài khoản đăng nhập hệ thống hoá đơn. Với Viettel thường là mã số thuế, hoặc mã số thuế kèm đuôi chi nhánh. Ví dụ: 0312345678
Mật khẩuMật khẩu của tài khoản trên. Đã lưu một lần thì ô hiện đã lưu; để trống khi lưu lại là giữ nguyên mật khẩu cũ.
MSTMã số thuế đơn vị phát hành đã đăng ký với nhà cung cấp. Để trống thì phần mềm dùng Tài khoản làm mã số thuế.
Mẫu sốMẫu số hoá đơn đúng như trên hệ thống nhà cung cấp. Ví dụ: 1/002 — số 1 là hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT), số 2 là hoá đơn bán hàng.
Ký hiệuKý hiệu hoá đơn đúng như trên hệ thống nhà cung cấp. Ví dụ: C26TAA — chữ C là hoá đơn có mã của cơ quan thuế (chữ K là không có mã), 26 là năm 2026.
Phát hành theo máy tính tiền (MTT)Bật khi doanh nghiệp đăng ký phát hành hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền theo Nghị định 70/2025. Khi bật, khai Mẫu số và Ký hiệu đã đăng ký cho loại hoá đơn này.

Với Viettel S-Invoice có thêm hai ô:

ÔNhập gì
Cách xác thựcGiữ Token (khuyến nghị). Chọn Basic Auth thì cần đăng nhập web vinvoice.viettel.vn và bật cho phép kết nối API trước.
Hình thức thanh toán mặc địnhIn lên hoá đơn khi khoản thu không cho biết khách trả tiền mặt hay chuyển khoản. Thường chọn Tiền mặt / Chuyển khoản (TM/CK).

Bấm Lưu.

Mẫu số hoá đơn bán hàng​

Doanh nghiệp đăng ký hoá đơn bán hàng (mẫu số bắt đầu bằng 2) thì hoá đơn không có thuế giá trị gia tăng. Phần mềm chặn phát hành nếu hoá đơn có dòng mang thuế suất %, và nhắc đổi sang không chịu thuế hoặc dùng mẫu hoá đơn GTGT. Khi dùng mẫu này, đặt thuế suất các dịch vụ là Không chịu thuế (KCT) ở Thuế suất VAT.

Kiểm tra kết nối​

Với Viettel, sau khi Lưu, bấm Kiểm tra kết nối. Phần mềm đăng nhập thử vào hệ thống Viettel bằng cấu hình đã lưu:

  • "Kết nối nhà cung cấp hoá đơn điện tử thành công" → sẵn sàng phát hành.
  • Báo lỗi → xem lại Tài khoản, Mật khẩu, MST và Endpoint, sửa rồi Lưu lại.

Nút Kiểm tra kết nối mờ đi khi bạn vừa sửa mà chưa lưu — rê chuột lên nút sẽ thấy nhắc Lưu cấu hình trước. Lý do: phép kiểm tra luôn dùng đúng cấu hình phần mềm sẽ dùng khi phát hành.

Đổi mã số thuế bên bán​

Khi còn hoá đơn Viettel đang Chờ phát hành, hoặc Nháp đã từng gửi đi, phần mềm không cho đổi MST (hay Tài khoản khi ô MST để trống) và Endpoint. Lưu lúc đó sẽ báo "Còn hoá đơn Viettel đang Chờ hoặc Nháp đã gửi — hoàn tất (Phát hành lại / Tra trạng thái) trước khi đổi MST bên bán hoặc địa chỉ API".

Cách làm: vào Hoá đơn điện tử, lọc Chờ phát hành và Nháp, bấm Tra cứu trạng thái hoặc Phát hành cho tới khi các hoá đơn đó có số — rồi quay lại đổi cấu hình. Quy tắc này giữ cho mỗi hoá đơn đã gửi luôn được tra đúng đơn vị phát hành, không phát sinh hoá đơn trùng.

Các ô khác (Mẫu số, Ký hiệu, Mật khẩu…) vẫn đổi được bình thường.

Sang năm mới, cập nhật ký hiệu

Ký hiệu hoá đơn chứa năm phát hành (vd C26TAA cho năm 2026). Đầu năm mới, sau khi đăng ký ký hiệu mới trên hệ thống nhà cung cấp, sửa ô Ký hiệu ở đây rồi bấm Lưu trước khi phát hành hoá đơn đầu tiên của năm.

Liên quan​