Lịch sử cuộc gọi
Thẻ Cuộc gọi ghi lại mọi cuộc gọi giữa phòng khám và khách hàng qua tổng đài — ai gọi, lúc nào, khách có nghe máy không, nói bao lâu, và nghe lại được bản ghi âm. Tất cả do tổng đài tự ghi, không ai nhập tay.
Mở thẻ Cuộc gọi
Mở hồ sơ khách hàng (người bệnh) → thẻ Thông tin → trong hàng thẻ trao đổi, chọn 📞 Cuộc gọi.
Hình minh họa thẻ Cuộc gọi trên hồ sơ khách hàng (người bệnh)
Đọc bảng cuộc gọi
| Cột | Nghĩa là gì |
|---|---|
| Chiều gọi | Gọi ra — nhân viên gọi cho khách. Gọi vào — khách gọi tới phòng khám. |
| Trạng thái | Nghe máy (xanh) — gọi thành công. Thất bại (đỏ) — khách không nghe, máy bận hoặc không liên lạc được. |
| Thời gian | Cuộc gọi kéo dài bao lâu (36s, 2p 38s). Cuộc thất bại hiện dấu —. |
| Thời gian gọi | Ngày giờ diễn ra cuộc gọi. |
| Nhân viên | Người thực hiện cuộc gọi. |
| Ghi âm | Trình phát để nghe lại. Cuộc thất bại không có ghi âm, hiện dấu —. |
Cuộn hết danh sách sẽ thấy dòng Đã tải hết — nghĩa là không còn cuộc gọi nào cũ hơn.
Dùng vào việc gì
- Biết ai đã gọi khách, gọi lúc nào — tránh hai người cùng gọi một khách trong ngày, hoặc khách bị bỏ quên vì ai cũng tưởng người khác đã gọi.
- Xem khách có thật sự nghe máy không — ba lần Thất bại liên tiếp là dấu hiệu nên nhắn Zalo hoặc thử khung giờ khác, đừng gọi thêm cho mất công.
- Nghe lại nội dung đã hứa với khách — khi khách nói "hôm trước bên em bảo giảm 20%", bản ghi âm là câu trả lời chính xác nhất.
- Đào tạo nhân viên mới — nghe lại cuộc gọi tư vấn tốt để học cách nói.
Trước cuộc gọi chăm sóc, liếc bảng này xem lần gọi gần nhất là khi nào và ai gọi. Mở đầu bằng "hôm trước chị có trao đổi với bạn A bên em…" tạo cảm giác phòng khám nhớ khách, khác hẳn cuộc gọi bắt đầu từ con số không.
Bảng trống hoặc thiếu cuộc gọi
- Phòng khám chưa kết nối tổng đài — thẻ này chỉ có dữ liệu khi đã tích hợp tổng đài (Omicall hoặc tương đương) trong phần Cấu hình của phần mềm.
- Gọi bằng điện thoại cá nhân — cuộc gọi không đi qua tổng đài thì phần mềm không ghi nhận được. Đây là lý do phổ biến nhất khiến bảng thiếu cuộc gọi.
- Số điện thoại chưa khớp hồ sơ — cuộc gọi tới số chưa lưu trong hồ sơ khách sẽ không gắn vào đây.
Nội dung cuộc gọi chứa thông tin sức khoẻ và đời tư của khách. Chỉ nghe khi có lý do công việc, không tải về máy cá nhân, không chia sẻ ra ngoài phòng khám.
Liên quan
- Bản ghi âm — file âm thanh do nhân viên tự tải lên.
- Tạo chăm sóc — lên lịch gọi khách.
- Tạo ghi chú — ghi lại nội dung đã trao đổi qua điện thoại.