Thông tin Tài chính
Khối TÀI CHÍNH nằm ngay đầu hồ sơ khách hàng (người bệnh), gồm 6 ô tiền. Đây là chỗ nhìn nhanh nhất để biết khách còn nợ hay đang có tiền gửi ở phòng khám — liếc một cái trước khi khách tới quầy là đủ.
Tất cả 6 ô đều do phần mềm tự tính lại mỗi khi có đơn hàng, thanh toán hay hoàn tiền mới. Không ai gõ tay vào đây được.
Hình minh họa khối Tài chính trên hồ sơ khách hàng (người bệnh)
| Ô | Nghĩa là gì |
|---|---|
| 1. Doanh thu | Tổng giá trị dịch vụ khách đã chốt, tính theo đơn hàng đã lập. |
| 2. Đã thanh toán | Tổng số tiền thực tế đã thu của khách, gồm cả tiền cọc đã dùng. |
| 3. Công nợ | Số tiền khách còn nợ. Ô này viền đỏ để bạn thấy ngay. |
| 4. Tiền cọc | Tiền khách đã đặt cọc chưa dùng cho dịch vụ nào. |
| 5. Hoàn cọc | Tiền cọc đã trả lại khách. |
| 6. Hoàn DV | Tiền đã hoàn cho dịch vụ khách không dùng nữa. |
Đọc các con số cho đúng
Công nợ = 0 — khách đã trả đủ cho những gì đã làm. Không có gì phải nhắc.
Công nợ dương (ví dụ 3.500.000) — khách còn nợ phòng khám. Nhắc khéo khi khách
đang ở quầy dễ hơn nhiều so với gọi điện đòi sau đó.
Công nợ âm (ví dụ -3.699.999, hiện màu đỏ như hình trên) — khách đã trả nhiều hơn
phần dịch vụ đã làm. Thường do khách nộp trước cho liệu trình dài, hoặc đã huỷ bớt dịch vụ
sau khi thanh toán. Đây không phải lỗi và cũng không phải khách nợ; ngược lại phòng
khám đang giữ tiền của khách.
Tiền cọc khác 0 — khách có tiền gửi sẵn ở phòng khám, có thể trừ thẳng vào đơn mới, khỏi thu thêm tiền mặt.
Mở hồ sơ → nhìn ô Công nợ → nhìn ô Tiền cọc. Hai con số đó quyết định câu đầu tiên bạn nói với khách: nhắc nợ, hay báo khách còn cọc để dùng.
Sáu ô này chỉ tính cho riêng một khách. Doanh thu của phòng khám, báo cáo thu chi và đối chiếu sổ sách nằm ở module Kế toán — đừng cộng tay các hồ sơ khách để ra doanh thu tháng.
Số không khớp thì kiểm ở đâu
Thấy con số lạ, mở lần lượt các thẻ trong hồ sơ khách để soát:
- Thẻ Đơn hàng — những dịch vụ đã chốt, cộng lại ra Doanh thu (Tạo mới đơn hàng).
- Thẻ Thanh toán — từng lần thu tiền, cộng lại ra Đã thanh toán (Tạo mới thanh toán).
- Thẻ Điều trị — phần dịch vụ đã thực hiện, dùng để tính Công nợ (Tạo mới điều trị).
Soát xong vẫn lệch thì báo kế toán, đừng tự sửa đơn hàng cũ.
Liên quan
- Chi tiết khách hàng — toàn bộ bố cục hồ sơ khách.
- CLV & hành vi — khối chỉ số ngay bên phải khối Tài chính.
- Hạng thành viên — chi tiêu của khách ảnh hưởng tới hạng thế nào.