Tạo ghi chú
Ghi chú là nơi lưu lại mọi điều đã trao đổi với khách mà các ô thông tin không chứa được: khách hỏi gì, hẹn gọi lại lúc nào, đang phân vân chuyện gì, cần lưu ý gì trước khi điều trị. Người trực sau đọc ghi chú là nối tiếp được công việc, không phải hỏi lại khách từ đầu.
Mở ô soạn ghi chú
Ghi chú nằm trong hồ sơ của từng khách, không có màn hình riêng:
- Mở trang chi tiết khách hàng.
- Ở thẻ Thông tin (thẻ mở sẵn), phần bên phải chọn thẻ 📝 Ghi chú — cũng là thẻ mở sẵn.
Ô soạn thảo nằm trên cùng, danh sách ghi chú cũ xếp ngay bên dưới.
Hình minh họa ô soạn ghi chú
Viết và lưu ghi chú
Gõ nội dung vào ô soạn thảo, rồi bấm nút + màu xanh ở góc phải (khoanh số 2 trong hình) để lưu. Lưu xong, ghi chú xuất hiện ngay đầu danh sách bên dưới kèm tên bạn và thời điểm viết, còn ô soạn thảo tự xoá trắng để viết tiếp cái mới.
Nút + chỉ bấm được khi ô soạn thảo có nội dung — đang mờ nghĩa là bạn chưa gõ gì.
Thanh công cụ định dạng
| Nút | Việc |
|---|---|
| Normal (ô chọn đầu tiên) | Đổi cỡ chữ: Normal cho chữ thường, Heading 1/2/3 cho tiêu đề to dần. |
| B | Chữ đậm. |
| I | Chữ nghiêng. |
| U | Chữ gạch chân. |
| Mắt xích | Chèn đường dẫn. |
| Khung ảnh | Chèn ảnh (khoanh số 1 trong hình). |
Chèn ảnh vào ghi chú
Bấm nút khung ảnh, cửa sổ chọn file mở ra — bạn chọn được nhiều ảnh cùng lúc. Ảnh chèn vào hiển thị nhỏ trong ô soạn thảo, mỗi ảnh nằm trên một dòng riêng.
Ảnh chỉ thật sự được tải lên khi bạn bấm nút +. Vì vậy:
- Ghi chú có ảnh sẽ lưu lâu hơn một chút — đợi thông báo "Tạo ghi chú thành công" rồi hãy chuyển sang việc khác.
- Nếu có ảnh tải lên thất bại, phần mềm báo "Upload ảnh thất bại — Đã loại X/Y ảnh" và không lưu gì cả. Kiểm tra lại ảnh (file quá lớn, mạng chập chờn) rồi bấm + lại.
Ảnh chụp màn hình có thể vô tình chứa tên, số điện thoại hoặc bệnh án của khách khác. Cắt bớt hoặc che phần thừa trước khi chèn vào ghi chú.
Hai ô bên dưới: Macro và Lý do chưa đặt lịch
Ngay dưới ô soạn thảo có hai ô — nhìn thì tưởng là một phần của ghi chú, nhưng không phải.
Chọn một giá trị ở đây là phần mềm lưu ngay vào hồ sơ khách hàng, hiện thông báo thành công luôn — bạn không cần và không nên bấm nút + để "lưu lại" chúng. Ngược lại, nội dung bạn đang gõ trong ô soạn thảo không được lưu khi bạn chỉ chọn macro hay lý do.
⚡ Áp dụng Macro
Macro là nhãn phân loại tình trạng khách do phòng khám tự khai báo, ví dụ Cọc Online, Hẹn lịch, Tiềm năng - Cần xác nhận lịch, Tiềm năng, Tham khảo, Số Rác. Gắn macro giúp lọc và chia nhóm khách để chăm sóc sau này.
Hình minh họa danh sách Macro
Bấm vào ô rồi chọn một mục trong danh sách. Gắn xong hiện thông báo "Gắn macro thành công". Danh sách bên bạn có thể khác hình minh họa vì mỗi phòng khám khai báo một bộ riêng.
❌ Lý do chưa đặt lịch
Dùng khi đã tư vấn mà khách vẫn chưa chốt lịch hẹn — ghi lại vì sao, để sau này phòng khám biết mình đang mất khách vì lý do gì.
Hình minh họa danh sách Lý do chưa đặt lịch
Danh sách này chia hai cấp: bấm vào ô để hiện nhóm lớn (Yếu tố tài chính, Yếu tố thời gian – công việc, Yếu tố sức khỏe – bệnh lý, Yếu tố địa lý – khoảng cách, Yếu tố tâm lý – cảm xúc…), rê chuột vào một nhóm để hiện các lý do cụ thể bên trong, rồi chọn đúng lý do. Ví dụ nhóm Yếu tố thời gian – công việc có Sắp xếp thời gian, Đang chờ mua vé máy bay, Công việc bận chưa đi khám được…
Chọn xong hiện thông báo "Đã thêm lý do chưa đặt lịch". Đây cũng là danh mục do phòng khám khai báo nên bên bạn có thể nhiều hoặc ít mục hơn hình.
Những gì tự thay đổi sau khi lưu ghi chú
Lưu một ghi chú không chỉ là lưu chữ. Phần mềm tự làm thêm ba việc:
| Thay đổi | Ý nghĩa với bạn |
|---|---|
| Liên hệ lần cuối của khách chuyển thành Hôm nay | Ô này nằm ở cột trái trang chi tiết — nhìn vào là biết khách đã lâu chưa được ai đụng tới. |
| Khách đang ở tiến trình Ticket chuyển thành Lead | Khách từ phiếu yêu cầu tự động vào luồng bán hàng sau lần chăm sóc đầu tiên. |
| Các chỉ số CLV & hành vi được tính lại | Xem ý nghĩa ở trang CLV & hành vi. |
Viết đủ ba ý: khách nói gì, bạn đã làm gì, lần tới cần làm gì. So sánh "Đã tư vấn" với "Khách hỏi giá niềng trong suốt, đang so với bên khác. Đã gửi bảng giá qua Zalo. Hẹn gọi lại thứ 5 tuần sau" — chỉ câu thứ hai giúp được người trực ca sau.
Ghim và xoá ghi chú
Mỗi ghi chú trong danh sách có hai nút ở góc phải:
- Ghim (hình đinh ghim) — đẩy ghi chú lên đầu danh sách, nằm dưới tiêu đề Ghi chú đã ghim và có huy hiệu Ghim kèm thời điểm ghim. Dùng cho thông tin luôn phải đọc trước, ví dụ "Khách dị ứng thuốc tê". Bấm lại để Bỏ ghim.
- Thùng rác — xoá ghi chú. Phần mềm hỏi lại "Bạn muốn xóa ghi chú này?", bấm đồng ý mới xoá.
Cuộn hết danh sách sẽ thấy dòng Đã tải hết — nghĩa là không còn ghi chú cũ hơn, không phải lỗi tải.
Không có thùng rác để khôi phục. Ghi chú viết sai thì nên viết ghi chú mới đính chính — lịch sử chăm sóc giữ đủ vẫn tốt hơn là mất một mảnh.
Lỗi thường gặp
- Nút + màu xanh bị mờ, bấm không được → ô soạn thảo đang trống. Gõ nội dung vào là nút sáng lên.
- Báo "Upload ảnh thất bại" → có ảnh không tải lên được, ghi chú chưa được lưu. Xoá ảnh lỗi hoặc thử lại rồi bấm +.
- Báo "Thiếu nội dung — Ghi chú trống sau khi xử lý ảnh" → ghi chú chỉ có ảnh mà ảnh đó bị loại. Gõ thêm ít nhất một dòng chữ.
- Chọn macro rồi mà ghi chú không thấy đâu → đúng như vậy. Macro lưu vào hồ sơ khách, không tạo ra ghi chú. Muốn có ghi chú thì gõ nội dung rồi bấm +.
- Không thấy ô soạn thảo, chỉ thấy danh sách ghi chú cũ → tài khoản của bạn chưa được cấp quyền tạo ghi chú. Báo người quản trị phòng khám.
Liên quan
- Chi tiết khách hàng — toàn cảnh màn hình chứa ô ghi chú.
- Tạo lời nhắc — khi cần phần mềm nhắc bạn vào một mốc thời gian, thay vì chỉ ghi lại.
- CLV & hành vi — các chỉ số được tính lại sau mỗi ghi chú.