Tạo lời nhắc
Lời nhắc là việc cần làm với một khách hàng vào một mốc thời gian cụ thể: gọi lại chiều mai, nhắn tin hỏi tình trạng sau tiểu phẫu, hẹn gặp tuần sau. Khác với ghi chú — ghi chú kể lại chuyện đã xảy ra, còn lời nhắc là chuyện sắp phải làm, có người chịu trách nhiệm và có trạng thái hoàn thành.
Mở danh sách lời nhắc
- Mở trang chi tiết khách hàng.
- Bấm thẻ Lời nhắc trên hàng thẻ nghiệp vụ.
Hình minh họa danh sách lời nhắc
Bảng này chỉ hiện lời nhắc của riêng khách đang mở, không phải toàn bộ lời nhắc của phòng khám.
Tạo lời nhắc mới
Bấm nút + Tạo mới ở góc trên bên trái, ô Thêm mới lời nhắc hiện ra.
Hình minh họa ô Thêm mới lời nhắc
| Ô | Bắt buộc | Nhập gì |
|---|---|---|
| Nội dung lời nhắc | Có | Việc cần làm, viết rõ để người khác đọc cũng hiểu. |
| Thời gian | Có | Ngày và giờ cần làm việc đó. |
| Loại nhắc hẹn | Có | Cách thực hiện: Gọi điện, Chat FB, Công việc, Gặp mặt. Phần mềm điền sẵn Gọi điện. |
| Người liên quan | Có | Ai phải làm việc này. Phần mềm điền sẵn chính bạn, chọn được nhiều người. |
Ảnh minh họa chỉ tô viền đỏ hai ô Nội dung lời nhắc và Thời gian, vì hai ô còn lại đã có sẵn giá trị. Nếu bạn xoá trắng Loại nhắc hẹn hoặc Người liên quan (bấm dấu ✕ trong ô) thì bấm Lưu sẽ không có tác dụng — điền lại là lưu được.
Bấm Lưu. Lời nhắc mới xuất hiện trong bảng với trạng thái Lên kế hoạch.
Cách nhập nhanh Thời gian
Bạn có thể gõ thẳng ngày rồi bấm Enter thay vì mở lịch: gõ 20/09/2026 hoặc gõ
liền 20092026 đều được. Gõ sai định dạng sẽ hiện thông báo "Thời gian nhập không hợp
lệ" và ô giữ nguyên. Cần đặt giờ cụ thể thì mở biểu tượng lịch để chọn cả ngày lẫn giờ.
Chỉ những người có tên trong ô Người liên quan mới nhận được nhắc khi tới hạn. Đặt lời nhắc cho đồng nghiệp thì nhớ chọn tên họ; muốn cả nhóm cùng biết thì chọn nhiều người trong cùng một lời nhắc, không cần tạo mỗi người một cái.
Đọc bảng danh sách
| Cột | Nội dung |
|---|---|
| Thời gian | Mốc cần làm việc đó. |
| Nội dung | Việc cần làm. |
| Trạng thái | Lên kế hoạch (huy hiệu cam) hoặc Đã thực hiện (huy hiệu xanh). |
| Loại | Gọi điện, Chat FB, Công việc hay Gặp mặt. |
| Người liên quan | Ảnh đại diện của những người phụ trách. |
Nút ô lưới ở góc trên bên phải bật thêm các cột đang ẩn: ID, Mã lời nhắc, Người tạo, Ngày tạo, Người cập nhật, Ngày cập nhật. Nút mũi tên xoay bên cạnh dùng để tải lại bảng.
Sửa, xoá và đánh dấu hoàn thành
Mỗi dòng có ba nút ở cột thứ hai:
| Nút | Việc |
|---|---|
| Bút chì (xanh lá) | Sửa lại lời nhắc — mở đúng ô vừa điền lúc tạo. |
| Thùng rác (đỏ) | Xoá lời nhắc. |
| Dấu tích (xanh dương) | Đánh dấu hoàn thành khi đã làm xong việc. Phần mềm hỏi lại "Xác nhận đã hoàn thành?" rồi mới đổi trạng thái. |
Làm xong, dòng đó chuyển trạng thái Đã thực hiện và đổi sang nền xanh để bạn nhìn lướt là thấy việc nào còn tồn.
Ngay khi lời nhắc chuyển sang Đã thực hiện, cả ba nút biến mất — không sửa, không xoá, không quay lại Lên kế hoạch được. Chỉ bấm dấu tích khi chắc chắn đã làm xong; nhấn nhầm thì phải tạo lời nhắc mới.
Khi nào bạn được nhắc
Bạn được nhắc theo hai đường, đều chỉ dành cho người có tên trong ô Người liên quan:
- Trên web — nếu hôm nay bạn có lời nhắc chưa hoàn thành, phần mềm tự mở hộp thoại "Lời nhắc chưa hoàn thành" ngay khi bạn bắt đầu làm việc. Hộp thoại liệt kê khách hàng (người bệnh), số điện thoại, ngày thực hiện và nội dung, kèm nút dấu tích để đánh dấu hoàn thành luôn tại chỗ. Hộp thoại chỉ bật một lần cho mỗi lần mở phần mềm — đóng rồi thì lần sau phải tự vào thẻ Lời nhắc để xem.
- Trên app điện thoại dành cho nhân viên — có thông báo đẩy khi lời nhắc sắp tới hạn, nếu phòng khám đang dùng app đó.
Danh sách trong hộp thoại gồm mọi lời nhắc chưa hoàn thành tính đến hết hôm nay, kể cả những cái đã quá hạn từ hôm trước — nên đừng ngạc nhiên khi thấy cả việc cũ.
Lỗi thường gặp
- Bấm Lưu mà ô thêm mới không đóng → còn ô bắt buộc chưa điền. Soát đủ bốn ô: nội dung, thời gian, loại nhắc hẹn, người liên quan.
- Báo "Thời gian nhập không hợp lệ" → gõ tay sai định dạng. Gõ lại
20/09/2026hoặc20092026, hoặc chọn bằng biểu tượng lịch. - Không thấy nút + Tạo mới → tài khoản của bạn chưa có quyền tạo lời nhắc. Tương tự, thiếu quyền sửa hoặc xoá thì hai nút tương ứng cũng không hiện. Báo người quản trị phòng khám.
- Một dòng không còn nút nào → lời nhắc đó đã ở trạng thái Đã thực hiện.
Liên quan
- Chi tiết khách hàng — màn hình chứa thẻ Lời nhắc.
- Tạo ghi chú — ghi lại việc đã trao đổi, không kèm mốc thời gian.
- Tạo mới lịch hẹn — khi việc cần làm là khách đến phòng khám, hãy đặt lịch hẹn thay vì lời nhắc.