Tạo mới khách hàng (Người bệnh)
Tạo mới khách hàng (người bệnh) là việc đưa một người lần đầu liên hệ hoặc đến phòng khám vào phần mềm, để từ đó đặt lịch hẹn, lập đơn hàng, ghi bệnh án và chăm sóc lâu dài. Lễ tân và tư vấn viên thường làm việc này ngay lúc nghe điện thoại, nhận tin nhắn hoặc lúc khách vừa bước vào quầy.
Mở ô thêm mới khách hàng (Người bệnh)
Ở thanh trên cùng, bấm vào biểu tượng người có dấu cộng. Nút này luôn hiển thị ở mọi màn hình, không cần vào đúng trang Quản lý khách hàng mới bấm được.
Hình minh họa nút thêm mới khách hàng
Nếu quen dùng bàn phím, bạn có thể bấm tổ hợp Alt + C để mở nhanh ô thêm mới mà không cần rê chuột.
Bố cục ô Thêm mới khách hàng (Người bệnh)
Ô Thêm mới khách hàng chia thành 7 thẻ, mỗi thẻ là một nhóm thông tin. Bạn không bắt buộc điền hết cả 7 thẻ — chỉ cần điền những gì đang có, thiếu thì bổ sung sau ở trang chi tiết khách hàng.
Hình minh họa thẻ Thông tin
- Hàng thẻ — bấm để chuyển qua lại giữa các nhóm thông tin. Thẻ nào còn ô điền chưa đúng sẽ hiện chấm tròn đỏ có dấu chấm than ngay cạnh tên thẻ, giúp bạn biết phải quay lại thẻ nào.
- Vùng điền thông tin — các ô của thẻ đang mở. Ô nào viền đỏ là ô bắt buộc, chưa điền thì chưa lưu được.
- Nút Huỷ và Lưu — luôn nằm ở góc dưới bên phải, dù bạn đang ở thẻ nào.
Ngoài Khách hàng (họ tên) là bắt buộc với mọi phòng khám, những ô còn lại được đánh dấu bắt buộc hay không là do cấu hình riêng của từng phòng khám, và có thể khác nhau giữa nhân viên kinh doanh với nhân viên lễ tân. Vì vậy ảnh minh họa trong bài có thể hiện viền đỏ ở ô mà bên bạn không bắt buộc, hoặc ngược lại — cứ nhìn viền đỏ trên màn hình của bạn là đúng nhất.
Thẻ Thông tin
Đây là thẻ mở sẵn khi vừa bấm thêm mới, chứa những thông tin dùng nhiều nhất hằng ngày.
| Ô | Nhập gì |
|---|---|
| Chi nhánh | Chi nhánh tiếp nhận khách. Phần mềm tự điền sẵn chi nhánh bạn đang làm việc. Ví dụ: 328 Nguyễn Chí Thanh |
| Người giới thiệu (CTV) | Cộng tác viên đã giới thiệu khách này. Gõ ít nhất 2 ký tự (tên, mã hoặc số điện thoại) rồi chọn trong danh sách gợi ý. Ví dụ: Nguyễn Thị Hoa - 0912… |
| Khách hàng | Họ và tên khách, tối đa 100 ký tự. Bắt buộc. Ví dụ: Đào Văn Mong |
| Số điện thoại | Số liên hệ chính, tối đa 25 ký tự. Ví dụ: 0906904884 |
| Tên khác | Tên khách hay được gọi (biệt danh, tên nước ngoài), tối đa 50 ký tự. Ví dụ: Chị Mong |
| Nguồn khách hàng | Khách biết đến phòng khám từ đâu. Danh sách do phòng khám tự khai báo. Ví dụ: Facebook, Người quen giới thiệu |
| Marketing | Nhân viên marketing phụ trách khách này. Ví dụ: Trần Thu Hà |
| Tư vấn viên | Người trực tiếp tư vấn, theo sát khách. Ví dụ: Lê Minh Anh |
| Ngày sinh | Ngày sinh của khách. Ví dụ: 12/05/1990 |
| Giới tính | Chọn Nam, Nữ hoặc Khác. Ví dụ: Nữ |
| Nhóm khách hàng | Phân nhóm khách theo cách phòng khám đang quản lý. Ví dụ: Khách VIP |
| Bệnh lý | Nhóm bệnh lý khách đang quan tâm hoặc mắc phải. Ví dụ: Da liễu |
| Khách quan tâm | Loại dịch vụ khách đang hỏi tới. Ví dụ: Niềng răng |
| Page facebook | Trang Facebook mà khách đã nhắn tin tới. Ví dụ: Fanpage chính |
Cách nhập nhanh Ngày sinh
Bạn có thể gõ thẳng ngày sinh rồi bấm Enter thay vì mở lịch để chọn: gõ
12/05/1990 hoặc gõ liền 12051990 đều được, phần mềm tự điền vào ô. Gõ sai định dạng
sẽ hiện thông báo "Ngày sinh nhập không hợp lệ" và ô giữ nguyên chưa điền. Phần mềm
cũng không cho chọn ngày trong tương lai.
Ba ô Khách hàng, Số điện thoại và Nguồn khách hàng là bộ tối thiểu nên có. Thiếu số điện thoại thì không gọi lại được; thiếu nguồn khách hàng thì cuối tháng không biết tiền quảng cáo đổ vào kênh nào đang ra khách.
Thẻ Mở rộng
Thẻ này dùng cho phần thông tin hành chính và thông tin theo dõi quảng cáo. Với khách vãng lai thông thường, bạn có thể bỏ qua cả thẻ.
Hình minh họa thẻ Mở rộng
| Ô | Nhập gì |
|---|---|
| Mã khách cũ | Mã của khách này trên phần mềm cũ, dùng khi chuyển dữ liệu sang CluvixHealth. Tối đa 50 ký tự, không chứa khoảng trắng. |
| Mã bệnh nhân | Mã bệnh nhân do phòng khám tự quy ước, tối đa 50 ký tự. |
| CCCD/Hộ chiếu | Số căn cước công dân, hộ chiếu hoặc định danh cá nhân, tối đa 20 ký tự. Cần cho hồ sơ bệnh án và bảo hiểm y tế. |
| Nghề nghiệp | Nghề nghiệp của khách, chọn trong danh mục có sẵn. |
| Dân tộc | Dân tộc của khách, chọn trong danh mục có sẵn. |
| Kết nối | Tình trạng kết nối với khách: Đã kết nối hoặc Chưa kết nối. |
| Link hội thoại chát | Đường dẫn tới cuộc trò chuyện với khách trên Facebook/Zalo, tối đa 500 ký tự. |
| ID quảng cáo | Mã mẩu quảng cáo đã dẫn khách tới, tối đa 100 ký tự. |
| Chiến dịch - Sự kiện | Chương trình khuyến mãi hoặc sự kiện mà khách đến từ đó. |
| Chuyển đổi | Nhân viên bộ phận chuyển đổi phụ trách khách. |
| Mã giới thiệu | Mã mà người giới thiệu đưa cho khách để hưởng hoa hồng, tối đa 25 ký tự. |
| Ngày thu thập | Ngày giờ bạn nhận được thông tin của khách. Phần mềm điền sẵn thời điểm hiện tại, sửa được nhưng không chọn được ngày trong tương lai. |
| Ghi chú khách hàng | Ghi chú tự do về khách. Nội dung này được lưu thành ghi chú đầu tiên trong hồ sơ khách, không phải một ô thông tin của khách. |
Thẻ Liên hệ
Nơi lưu mọi cách liên lạc khác và địa chỉ của khách.
Hình minh họa thẻ Liên hệ
| Ô | Nhập gì |
|---|---|
| Zalo, Viber | Số hoặc tài khoản khách dùng trên hai ứng dụng này. |
Địa chỉ thư điện tử. Nhập sai định dạng (thiếu dấu @) sẽ bị báo lỗi khi lưu. | |
| Facebook, Instagram | Đường dẫn trang cá nhân của khách. |
| Số điện thoại khác | Số phụ, ví dụ số người nhà, tối đa 25 ký tự. |
| Quốc gia | Phần mềm điền sẵn Việt Nam. |
| Tỉnh/Thành phố | Chọn tỉnh/thành trước, danh sách Phường/Xã mới hiện ra. |
| Phường/Xã | Chọn sau khi đã có Tỉnh/Thành phố. |
| Số nhà | Số nhà, tối đa 100 ký tự. |
| Đường/Thôn/Phố | Tên đường, thôn, ấp — tối đa 255 ký tự. |
| Nơi làm việc | Cơ quan, công ty khách đang làm. |
| Địa chỉ hiện tại | Nơi khách đang ở, tối đa 500 ký tự. |
| Địa chỉ thường trú | Địa chỉ theo giấy tờ, tối đa 500 ký tự. Dùng cho hồ sơ bệnh án và bảo hiểm. |
| Địa chỉ khác | Địa chỉ phụ nếu có, tối đa 500 ký tự. |
Ba ô này phụ thuộc nhau. Khi bạn đổi Quốc gia, phần mềm xoá luôn Tỉnh/Thành phố và Phường/Xã để tránh ghép sai địa chỉ — bạn phải chọn lại từ đầu. Tương tự, xoá Tỉnh/Thành phố thì Phường/Xã cũng bị xoá theo.
Thẻ Checkin/ Đặt hẹn
Thẻ này giúp bạn vừa tạo khách vừa đặt luôn lịch hẹn cho họ, không phải mở thêm màn hình đặt hẹn. Thẻ chỉ có khi tạo khách mới; lúc sửa hồ sơ khách cũ sẽ không thấy.
Hình minh họa thẻ Checkin/ Đặt hẹn
| Ô | Nhập gì |
|---|---|
| Checkin/ Đặt hẹn | Ngày và giờ khách sẽ đến. Để trống ô này thì phần mềm không tạo lịch hẹn nào. |
| Loại lịch hẹn | Loại hẹn theo danh mục phòng khám khai báo (khám mới, tái khám…). |
| Bác sĩ hẹn | Bác sĩ nhận khách trong buổi hẹn đó. |
| Direct sale | Nhân viên bán hàng trực tiếp phụ trách buổi hẹn. |
| Thời gian dự kiến | Buổi hẹn dự kiến kéo dài bao lâu: 30 phút, 1 giờ, 1 giờ 30 phút, 2 giờ hoặc 3 giờ. |
| Đặt trước / Phát sinh / Dự kiến | Cách khách có mặt: Đặt trước là đã hẹn từ trước, Phát sinh là khách tự đến không hẹn, Dự kiến là mới ước chừng chưa chốt. Mặc định là Đặt trước. |
| Nội dung hẹn | Khách hẹn để làm gì, ghi tự do. |
Giờ hẹn bạn nhập quyết định luôn trạng thái ban đầu của lịch hẹn:
| Giờ hẹn bạn nhập | Phần mềm hiểu là |
|---|---|
| Trong tương lai | Khách chưa đến — lịch hẹn ở trạng thái chờ, cột Tiến trình của khách là Đặt hẹn. |
| Bằng hoặc trước thời điểm hiện tại | Khách đã có mặt — lịch hẹn được checkin luôn, cột Tiến trình của khách là Đã đến. |
Nếu bạn điền ngày giờ hẹn nhưng ô Chi nhánh ở thẻ Thông tin đang trống, phần mềm báo "Vui lòng chọn chi nhánh để tạo lịch hẹn" và không lưu gì cả — cả khách hàng (người bệnh) lẫn lịch hẹn đều chưa được tạo. Quay lại thẻ Thông tin chọn chi nhánh rồi bấm Lưu lại.
Thẻ Tiền sử bệnh
Nơi đánh dấu nhanh những bệnh nền cần lưu ý trước khi điều trị.
Hình minh họa thẻ Tiền sử bệnh
- Phần trên là các ô vuông đánh dấu — bấm vào ô nào thì khách có tiền sử đó, chọn được nhiều ô cùng lúc. Danh sách này (Huyết áp thấp, Huyết áp cao, Tim, Phổi, Dạ dày, Gan, Chảy máu lâu, Tiểu đường, Dị ứng thuốc, Truyền nhiễm, Thai sản, Thấp khớp, Bình thường, Khác) là danh mục phòng khám tự khai báo, nên bên bạn có thể nhiều hoặc ít mục hơn ảnh minh họa.
- Tiền sử dị ứng — ghi rõ khách dị ứng thứ gì, nhất là dị ứng thuốc.
- Tiền sử gia đình — bệnh của người thân ruột thịt có thể ảnh hưởng tới khách.
Phần này hiện lại trong bệnh án, nên bác sĩ đọc được trước khi kê đơn hay thực hiện thủ thuật. Khách có đánh dấu Dị ứng thuốc hoặc Chảy máu lâu thì nên ghi thêm chi tiết vào ô Tiền sử dị ứng — một dòng mô tả cụ thể có ích hơn một dấu tích.
Thẻ Người giám hộ
Thẻ này chia hai phần rõ rệt, dùng cho hai mục đích khác nhau.
Hình minh họa thẻ Người giám hộ
Thông tin người giám hộ — dùng khi khách là trẻ em, người cao tuổi hoặc người cần người khác ký thay giấy tờ. Gồm Họ tên người giám hộ, SĐT người giám hộ, Quan hệ (ghi tự do: Cha, Mẹ, Anh, Chị…) và Địa chỉ người giám hộ.
Thông tin người thân — dùng khi người nhà của khách cũng đã là khách hàng của phòng khám, để hai hồ sơ nối với nhau:
- Gõ ít nhất 3 ký tự vào ô Tìm người thân (tên hoặc số điện thoại), rồi chọn người trong danh sách hiện ra.
- Ba ô Mã khách hàng, Họ và tên, Số điện thoại sẽ tự điền theo người bạn vừa chọn. Bấm dấu ✕ để xoá và tra lại người khác.
- Điền thêm ô Mối quan hệ (Vợ, Chồng, Con…).
Phần người thân chỉ được lưu khi ô Họ và tên có nội dung. Chưa tìm thấy người thân trong danh sách thì bạn vẫn có thể gõ tay cả ba ô.
Thẻ Bảo hiểm y tế
Dùng khi khách khám theo bảo hiểm y tế, hoặc khi phòng khám cần lưu thông tin thẻ để làm hồ sơ.
Hình minh họa thẻ Bảo hiểm y tế
Đầu thẻ là Đối tượng BHYT với 4 lựa chọn — mặc định phần mềm chọn sẵn Khác:
| Lựa chọn | Dùng khi |
|---|---|
| BHYT | Khách khám theo thẻ bảo hiểm y tế. |
| Thu phí | Khách tự trả toàn bộ chi phí. |
| Miễn phí | Khách thuộc diện được miễn phí theo chính sách của phòng khám. |
| Khác | Các trường hợp còn lại — dùng cho phần lớn khách dịch vụ. |
Các ô bên dưới: Số thẻ BHYT (tối đa 15 ký tự, tự viết hoa), Hạn thẻ BHYT, Giá trị từ ngày, Giá trị đến ngày, Mã nơi ĐK KCB (tối đa 5 ký tự), Tên nơi ĐK KCB và Tỷ lệ hưởng BHYT (%) — nhập số từ 0 đến 100.
Ngay khi bạn chọn đối tượng BHYT, ba ô Số thẻ BHYT, Giá trị đến ngày và Mã nơi ĐK KCB chuyển thành bắt buộc. Thiếu một trong ba thì thẻ Bảo hiểm y tế hiện chấm đỏ và không lưu được. Chọn lại Thu phí, Miễn phí hoặc Khác thì ba ô đó trở lại không bắt buộc.
Lưu và kiểm tra lại
Bấm Lưu ở góc dưới bên phải. Nếu mọi thứ hợp lệ, ô thêm mới đóng lại và phần mềm mở thẳng trang chi tiết của khách vừa tạo — đó là dấu hiệu chắc chắn nhất rằng khách đã được lưu.
Trên trang chi tiết đó, bạn nên kiểm nhanh hai thứ:
- Mã khách hàng đã có: phần mềm tự sinh mã theo chi nhánh. Nếu ô Chi nhánh để trống lúc tạo thì khách chưa có mã, phải mở hồ sơ chọn chi nhánh rồi lưu lại.
- Tiến trình của khách: là Đặt hẹn hoặc Đã đến nếu bạn có điền lịch hẹn; còn lại là Lead hoặc Liên hệ tuỳ bộ phận của người tạo.
Khách mới cũng xuất hiện ngay trong danh sách ở CRM › Quản lý khách hàng.
Khi phần mềm cảnh báo trùng khách
Phần mềm kiểm tra trùng ở hai mức khác nhau — một mức chỉ nhắc, một mức chặn hẳn.
Chỉ nhắc: trùng số điện thoại hoặc trùng mã khách cũ
Nếu số điện thoại (hoặc Mã khách cũ) bạn nhập đã có ở khách khác, một bảng Có thể trùng khách hàng hiện lên, liệt kê những khách đang giữ số đó kèm tư vấn viên, người tạo và ngày tạo. Bạn có hai lựa chọn:
- Bấm Huỷ để quay lại sửa — dùng khi nhận ra đây đúng là khách cũ, nên mở hồ sơ có sẵn thay vì tạo thêm hồ sơ mới.
- Bấm Lưu trùng để vẫn tạo khách mới — dùng khi hai người thật sự dùng chung một số (vợ chồng, mẹ và con nhỏ).
Chặn hẳn: trùng cả họ tên và số điện thoại
Nếu cả họ tên lẫn số điện thoại trùng khớp với một khách đã có, phần mềm báo "Khách bị trùng, không thể thực hiện thao tác này" và không tạo. Đây gần như chắc chắn là hồ sơ đã tồn tại — hãy tìm khách đó bằng nút kính lúp trên thanh trên cùng và làm việc trên hồ sơ cũ.
Lỗi thường gặp
- Báo "Ngày sinh nhập không hợp lệ" → bạn gõ tay ngày sinh sai định dạng. Gõ lại
dạng
12/05/1990hoặc12051990, hoặc mở biểu tượng lịch để chọn. - Báo "Ngày nhận nhập không hợp lệ" → tương tự nhưng ở ô Ngày thu thập trong thẻ Mở rộng.
- Báo "Vui lòng chọn chi nhánh để tạo lịch hẹn" → bạn có điền giờ hẹn nhưng chưa chọn chi nhánh. Chọn chi nhánh ở thẻ Thông tin rồi lưu lại.
- Bấm Lưu mà không có gì xảy ra → còn ô bắt buộc chưa điền. Nhìn hàng thẻ trên cùng, thẻ nào có chấm đỏ thì bấm vào, ô viền đỏ trong đó là ô còn thiếu.
- Ô Phường/Xã không có gì để chọn → bạn chưa chọn Tỉnh/Thành phố. Chọn tỉnh/thành trước, danh sách phường/xã sẽ hiện ra.
- Không chọn được Nguồn khách hàng, Khách quan tâm, Bệnh lý, Page facebook hay ô Chiến dịch - Sự kiện → các ô này phụ thuộc thương hiệu bạn đang làm việc; nếu vẫn bị khoá, danh mục tương ứng chưa được khai báo — báo người quản trị phòng khám bổ sung.
Liên quan
- Tạo ghi chú — thêm ghi chú mới cho khách sau khi đã tạo hồ sơ.
- Tạo mới lịch hẹn — đặt hẹn cho khách đã có trong phần mềm.
- CLV & hành vi — các chỉ số theo dõi giá trị khách hàng (người bệnh) trên trang chi tiết.