Checkin - Checkout
Check-in là thao tác đúng hôm khách đến: khách bước vào quầy, lễ tân bấm một nút để cả phòng khám biết "người này đã có mặt lúc mấy giờ". Check-out là đầu kia của buổi khám: khách xong việc và ra về.
Khác với Xác nhận khách đến — việc gọi điện nhắc từ hôm trước — check-in ghi lại thời gian thật, và giờ đó phần mềm tự lấy, không gõ tay.
Một buổi khám đi qua 5 trạng thái
Hình minh họa chuỗi trạng thái lịch hẹn
| Trạng thái | Lúc nào | Ai bấm |
|---|---|---|
| Chưa đến | Lịch vừa đặt xong, khách chưa tới. | — (phần mềm tự đặt) |
| Khách đến | Khách có mặt ở quầy. | Lễ tân |
| Đang tư vấn | Khách vào phòng tư vấn / gặp bác sĩ. | Tư vấn viên, bác sĩ |
| Đang điều trị | Khách bắt đầu làm dịch vụ. | Bác sĩ, kỹ thuật viên |
| Ra về | Khách xong việc, rời phòng khám. | Lễ tân |
Mỗi lần chuyển bước, phần mềm ghi lại giờ và người bấm vào mục Lịch sử thao tác của lịch hẹn đó.
Check-in: ghi nhận khách đã tới
Vào CRM › Danh sách lịch hẹn (mặc định đang lọc theo hôm nay), tìm dòng của khách rồi bấm nút ◉ màu cam — vị trí 2 trong hình, rê chuột lên sẽ hiện chữ "Khách đến".
Hình minh họa vị trí nút Khách đến
Bấm xong, trạng thái của lịch nhảy sang Khách đến kèm giờ, ví dụ 11:23 24/06. Mở bảng chi tiết sẽ thấy dòng "Khách check-in" trong Lịch sử thao tác, kèm tên người bấm.
Giờ check-in là số liệu duy nhất cho biết khách chờ bao lâu. Để dồn cuối buổi mới bấm một lượt thì giờ nào cũng sai, và báo cáo thời gian chờ thành vô nghĩa.
Các bước sau: tư vấn, điều trị
Đang tư vấn và Đang điều trị do bác sĩ, tư vấn viên và kỹ thuật viên cập nhật khi đưa khách vào phòng. Lễ tân thường không phải làm gì ở hai bước này, nhưng nhìn vào Danh sách lịch hẹn là biết khách đang ở đâu để trả lời người nhà hỏi thăm.
Check-out: khách ra về
Khi khách xong việc, chuyển lịch hẹn sang Ra về. Đến đây buổi hẹn coi như khép lại.
Trước khi khách rời quầy, nên làm nốt trong lúc họ còn đứng đó:
- Thu tiền hoặc ghi nhận thanh toán nếu có.
- Đặt luôn lịch hẹn lần sau nếu khách cần tái khám.
- Ghi ghi chú chăm sóc về những gì khách dặn.
Lịch để mãi ở Đang điều trị khiến phòng khám trông như vẫn còn khách trong phòng, và các màn hình đếm số lịch theo ngày, theo giờ cũng lệch theo. Cuối ca nên rà lại Danh sách lịch hẹn của hôm đó, đóng nốt những lịch còn dở.
Khi bấm nhầm
Không có nút hoàn tác cho trạng thái. Bấm nhầm Khách đến cho người chưa tới thì báo người quản trị phòng khám xử lý, và ghi rõ vào mục Lịch sử thao tác của lịch hẹn để người sau hiểu vì sao giờ giấc trông lạ.
Liên quan
- Xác nhận khách đến — cuộc gọi nhắc trước ngày hẹn.
- Chi tiết lịch hẹn — xem giờ check-in và toàn bộ nhật ký.
- Hủy hẹn — khi khách không đến.