Hủy hẹn
Khách báo bận, đổi kế hoạch hoặc không liên lạc được — lịch hẹn cần được hủy để khung giờ đó không còn bị coi là đã có người, và để báo cáo phản ánh đúng chuyện đã xảy ra.
Cách hủy
Vào CRM › Danh sách lịch hẹn, tìm dòng của khách rồi bấm nút ✕ màu đỏ — vị trí 1 trong hình.
Hình minh họa vị trí nút Hủy lịch hẹn
Rê chuột lên nút sẽ hiện chữ "Hủy lịch hẹn". Bấm và trả lời câu hỏi xác nhận của phần mềm.
Hủy được cả từ hồ sơ khách: thẻ Lịch hẹn → nút ✕ ở dòng tương ứng.
Nút hủy chỉ có ở lịch chưa diễn ra. Khách đã check-in, đã điều trị hoặc lịch đã hủy trước đó thì không còn nút này — chuyện đã xảy ra rồi thì không hủy ngược được.
Hủy khác xóa
Hai nút nằm cạnh nhau, rất dễ bấm nhầm, nhưng hệ quả khác hẳn:
| Hủy (✕ đỏ, vị trí 1) | Xóa (🗑 thùng rác, vị trí 5) | |
|---|---|---|
| Lịch hẹn còn trong danh sách | Còn, mang trạng thái đã hủy | Biến mất |
| Xem lại được lịch sử | Được | Không |
| Vào báo cáo | Có, tính là lịch bị hủy | Không |
| Dùng khi | Khách không đến được | Đặt nhầm, trùng lặp, sai khách |
Nguyên tắc đơn giản: khách có thật, việc có thật thì hủy; bản thân dòng dữ liệu là rác thì mới xóa.
Không có thùng rác để khôi phục lịch hẹn đã xóa. Phân vân giữa hai nút thì chọn Hủy — luôn an toàn hơn.
Sau khi hủy nên làm gì
- Hỏi ngay ngày khác. Khách còn đang nghe máy là lúc dễ chốt lịch mới nhất — đặt lịch hẹn mới luôn.
- Ghi lý do. Viết vào ghi chú của khách vì sao khách hủy. Vài lần hủy liên tiếp cùng một lý do là dấu hiệu cần chăm sóc kỹ hơn.
- Chưa chốt được ngày thì đặt lời nhắc. Tạo lời nhắc gọi lại sau vài ngày, đừng để khách rơi khỏi tầm mắt.
- Báo bộ phận liên quan nếu ca đó đã chuẩn bị bác sĩ, phòng máy hay vật tư riêng.
Liên quan
- Xác nhận khách đến — gọi nhắc trước ngày hẹn để bớt hủy phút chót.
- Tạo mới lịch hẹn — đặt lại lịch cho khách.
- Chi tiết lịch hẹn — xem lịch sử thao tác của lịch đã hủy.