Tạo mới lịch hẹn
Đặt hẹn là việc lễ tân làm nhiều nhất trong ngày: khách gọi điện hoặc nhắn tin xin một khung giờ, bạn ghi vào phần mềm để cả phòng khám cùng thấy. Lịch hẹn luôn gắn với một khách hàng (người bệnh) cụ thể, nên khách chưa có trong phần mềm thì phải tạo hồ sơ khách hàng (người bệnh) trước.
Bước 1: Mở hồ sơ khách rồi bấm Đặt hẹn
Vào CRM › Quản lý khách hàng, bấm vào tên khách để mở hồ sơ. Trong hàng thẻ giữa màn hình, chọn thẻ Lịch hẹn — bạn sẽ thấy nút Đặt hẹn màu xanh đậm ở góc trên bên trái, cùng danh sách những lần hẹn trước đó của khách này.
Hình minh họa nút Đặt hẹn trên thẻ Lịch hẹn
Bấm Đặt hẹn, phần mềm mở ô Thêm mới lịch hẹn.
Đặt từ hồ sơ khách thì phần mềm tự biết lịch này của ai, bạn không phải gõ lại tên, số điện thoại. Nhìn ngay bên dưới nút Đặt hẹn còn thấy khách đã hẹn những lần nào — tránh đặt trùng hai lịch cùng ngày cho một người.
Bước 2: Điền ô Thêm mới lịch hẹn
Ô này khá nhiều mục, nhưng chỉ 2 mục bắt buộc (viền đỏ): Loại lịch hẹn và Chi nhánh. Những mục còn lại điền được thì tốt, chưa có thì để trống, sau bổ sung sau.
Hình minh họa ô Thêm mới lịch hẹn
| Vị trí | Điền gì |
|---|---|
| 1. Loại lịch hẹn ⭑ | Khách đến để làm gì: Tư vấn mới, Điều trị, Tái khám, Bảo hành, Lịch hẹn từ Zalo. |
| 2. Dịch vụ hẹn | Dịch vụ khách muốn làm, chọn từ danh mục của phòng khám. |
| 3. Ngày hẹn | Ngày và giờ khách đến. Phần mềm điền sẵn thời điểm hiện tại — nhớ sửa lại. |
| 4. Thời gian dự kiến | Buổi hẹn kéo dài bao lâu: 30 phút, 1 giờ, 1 giờ 30 phút, 2 giờ, 3 giờ. |
| 5. Chi nhánh ⭑ | Khách đến cơ sở nào. Phòng khám nhiều cơ sở thì đây là ô dễ nhầm nhất. |
| 6. Bác sĩ hẹn | Bác sĩ khách chỉ định, hoặc bác sĩ bạn xếp. Chưa chốt được thì để trống. |
| 7. Nội dung khách hàng hẹn | Khách dặn gì thì ghi vào đây (xem Bước 3). |
| 8. Lưu | Lưu lịch hẹn. |
⭑ = bắt buộc.
Các ô còn lại dùng cho báo cáo và chia hoa hồng, không bắt buộc:
- Kỹ thuật viên — người phụ trách kỹ thuật cho buổi hẹn.
- Nguồn khách hàng, Marketing, Chiến dịch - Sự kiện — khách biết tới phòng khám từ đâu. Đặt hẹn cho khách cũ thì phần mềm giữ nguyên nguồn đã ghi trong hồ sơ.
- Nhóm dịch vụ quan tâm — nhóm dịch vụ khách đang nhắm tới, dùng để thống kê.
- Chuyển đổi, Tư vấn viên — ai đang theo khách này.
Ngay dưới các ô là 3 lựa chọn, chọn đúng một:
| Lựa chọn | Khi nào chọn |
|---|---|
| Đặt trước | Khách hẹn từ trước — trường hợp thường gặp nhất. |
| Phát sinh | Khách tự đến, không hẹn trước, bạn ghi nhận lúc khách đã ở quầy. |
| Dự kiến | Mới là dự tính, chưa chốt chắc với khách. |
Bước 3: Ghi lại lời khách dặn
Ô Nội dung khách hàng hẹn có sẵn 6 dòng mẫu để bạn không quên hỏi gì: THÔNG TIN, TÌNH TRẠNG, MONG MUỐN, CHI PHÍ, ƯU ĐÃI, ORDER BÁC SỸ, LƯU Ý ĐẶC BIỆT. Gõ nội dung ngay sau mỗi dòng.
Bên phải là ô Ghi chú nội bộ — dành cho lời nhắn giữa nhân viên với nhau ("khách khó tính, ưu tiên bác sĩ nữ"). Khách không đọc được ô này.
Người trực ca sau chỉ biết những gì bạn gõ vào đây. Một dòng "khách hỏi giá niềng trong suốt, sợ đau" giúp bác sĩ chuẩn bị trước, hơn hẳn một lịch hẹn trống trơn.
Bước 4: Lưu
Bấm Lưu (nút xanh lá góc dưới bên phải). Lịch hẹn mới hiện ngay trong danh sách của khách và trong CRM › Danh sách lịch hẹn của cả phòng khám.
Bấm Huỷ hoặc dấu ✕ khi đã điền dở, phần mềm hỏi "Bạn có chắc muốn hủy các thay đổi?". Bấm Xác nhận là mất hết nội dung vừa gõ, không lấy lại được. Muốn giữ lại thì bấm Huỷ ở câu hỏi đó để quay về tiếp tục điền.
Chọn loại lịch hẹn cho đúng
Bấm vào ô Loại lịch hẹn sẽ thấy 5 lựa chọn:
Hình minh họa các loại lịch hẹn
| Loại | Dùng khi |
|---|---|
| Tư vấn mới | Khách lần đầu đến nghe tư vấn, chưa làm dịch vụ nào. |
| Điều trị | Khách đến làm dịch vụ đã chốt. |
| Tái khám | Khách quay lại kiểm tra sau khi đã điều trị. |
| Bảo hành | Khách đến xử lý vấn đề thuộc phạm vi bảo hành. |
| Lịch hẹn từ Zalo | Lịch do khách tự đặt qua Zalo, phần mềm tự ghi loại này. |
Chọn đúng loại không chỉ để đẹp báo cáo: các màn hình xem lịch theo ngày và theo giờ đếm số lịch theo từng loại, nên chọn sai là nhìn sai tình hình phòng khám.
Liên quan
- Xác nhận khách đến — gọi nhắc khách trước ngày hẹn.
- Checkin - Checkout — ghi nhận khách đã tới quầy.
- Chi tiết lịch hẹn — xem lại toàn bộ thông tin một lịch hẹn.
- Hủy hẹn — khi khách báo không đến được.