Xác nhận khách đến
Đây là cuộc gọi nhắc khách trước ngày hẹn, thường làm trước 1 ngày: nhân viên chăm sóc khách hàng (người bệnh) hoặc tư vấn viên gọi hỏi "mai chị còn đến đúng giờ chứ ạ", nghe khách trả lời rồi đánh dấu kết quả vào phần mềm.
Đừng nhầm với Checkin - Checkout: xác nhận là hôm trước, qua điện thoại; check-in là đúng hôm đó, khi khách đã đứng ở quầy.
Vì sao việc này quan trọng
Một lịch hẹn không ai gọi nhắc rất dễ thành ghế trống:
- Giữ chỗ cho người thật sự đến. Khách báo bận từ hôm trước thì khung giờ đó còn kịp xếp cho khách khác. Biết vào đúng hôm đó thì bác sĩ ngồi không.
- Chuẩn bị đúng người, đúng đồ. Ca điều trị cần bác sĩ chuyên môn, phòng máy, vật tư — chỉ chuẩn bị khi chắc chắn khách đến.
- Khách nhớ ra là mình có hẹn. Phần lớn khách quên chứ không phải đổi ý; một cuộc gọi kéo họ quay lại.
- Nhìn ra ai hay thất hẹn. Phần mềm lưu lại lịch nào đã xác nhận, lịch nào không — đối chiếu với việc khách có đến hay không sẽ thấy nhóm khách cần nhắc kỹ hơn.
Cách xác nhận
Vào CRM › Danh sách lịch hẹn, lọc theo ngày mai để ra danh sách cần gọi. Trên dòng của khách, bấm nút ✓ màu tím (vị trí 3 trong hình).
Hình minh họa vị trí nút xác nhận trên dòng lịch hẹn
Rê chuột lên nút sẽ hiện dòng chữ "Xác nhận khách đến thăm khám?". Bấm và làm theo câu hỏi phần mềm đưa ra.
Nút này chỉ hiện với lịch hẹn chưa xác nhận và chưa đến hạn. Lịch đã xác nhận rồi, khách đã tới nơi, hoặc lịch đã huỷ đều không còn nút — đó là phần mềm chặn bấm nhầm hai lần, không phải lỗi.
Xem lịch nào đã xác nhận, lịch nào chưa
Mở bảng chi tiết lịch hẹn (nút con mắt), nhìn hàng nhãn dưới chuỗi trạng thái:
Hình minh họa nhãn Chưa xác nhận trên bảng chi tiết
- Chưa xác nhận (nhãn cam) — chưa gọi được, hoặc gọi rồi mà chưa đánh dấu.
- Đã xác nhận — khách đã trả lời là sẽ đến.
Nhãn này độc lập với chuỗi Chưa đến → Khách đến → … → Ra về. Một lịch hoàn toàn có thể Đã xác nhận mà vẫn Chưa đến (khách hứa đến, chưa tới giờ), hoặc Chưa xác nhận mà Khách đến (không gọi được nhưng khách vẫn tự tới).
Gợi ý cách làm hằng ngày
- Cuối buổi chiều, lọc Danh sách lịch hẹn theo ngày mai.
- Gọi lần lượt từng khách.
- Khách xác nhận đến → bấm nút ✓ cho dòng đó.
- Khách báo bận → hủy hẹn hoặc sửa sang ngày khác, đừng để nguyên lịch cũ.
- Không gọi được → để nguyên Chưa xác nhận và đặt lời nhắc gọi lại vào sáng hôm sau.
Khách nói "để em xem lại lịch công ty đã" — thông tin đó chỉ nằm trong đầu bạn. Ghi vào Trao đổi nội bộ hoặc ô ghi chú trong bảng chi tiết để ca sau còn biết mà theo tiếp.
Liên quan
- Checkin - Checkout — bước tiếp theo, khi khách tới quầy.
- Hủy hẹn — khi khách báo không đến được.
- Tạo lời nhắc — hẹn giờ gọi lại cho khách chưa liên lạc được.