Tạo mới chuyển cọc
Chuyển cọc là lấy khoản tiền khách đã cọc để trả cho một dịch vụ cụ thể. Trước lúc chuyển, tiền cọc nằm chờ ở ô Tiền cọc và chưa phải doanh thu; sau khi chuyển, nó trở thành tiền đã thanh toán cho dịch vụ đó.
Đây là bước nối giữa đặt cọc và thanh toán: khách đã đưa tiền từ trước, giờ chỉ ghi nhận tiền đó dùng vào việc gì.
Các bước thực hiện
Hình minh họa vị trí dòng đặt cọc và cụm nút của nó
- Mở hồ sơ khách — vào CRM › Quản lý khách hàng, bấm tên khách để mở hồ sơ khách hàng (người bệnh).
- Chọn thẻ Thanh toán (vị trí 1 trong hình).
- Tìm dòng đặt cọc — dòng có nhãn vàng Đặt cọc và hai con số Đặt cọc / Số tiền còn lại (vị trí 7).
- Bấm nút màu tím trong cụm nút của dòng đó. Đừng bấm nút cam bên cạnh — đó là hoàn cọc.
- Chọn dịch vụ sẽ nhận khoản cọc này.
- Nhập số tiền cần chuyển, hoặc bấm Max nếu dùng hết phần cọc còn lại.
- Chọn Chi nhánh và kiểm lại Ngày thanh toán.
- Bấm Lưu. Bảng có thêm dòng nhãn Chuyển cọc, đồng thời Số tiền còn lại của dòng cọc giảm đúng bằng số vừa chuyển.
Nút chuyển cọc chỉ có trên dòng đặt cọc, không có ở dòng thanh toán thường. Khoản cọc đã dùng hết (Số tiền còn lại = 0) thì cũng không còn gì để chuyển.
Điền hộp thoại
Hình minh họa hộp thoại Chuyển cọc
| Vị trí | Là gì | Cần biết |
|---|---|---|
| 1. Dịch vụ ⭑ | Dịch vụ sẽ nhận khoản tiền cọc này. Chọn từ danh sách dịch vụ của khách. | |
| 2. Nhập số tiền ⭑ + Max | Chuyển bao nhiêu. Bấm Max để chuyển hết phần cọc còn lại. | |
| 3. Chi nhánh ⭑ | Cơ sở ghi nhận giao dịch. | |
| 4. Ngày thanh toán | Ngày giờ ghi nhận, phần mềm điền sẵn thời điểm hiện tại. |
⭑ = bắt buộc (viền đỏ trong hình).
Hộp thoại này ngắn vì tiền đã nằm sẵn trong phần mềm — không cần hỏi lại hình thức thanh toán hay số hóa đơn như lúc nhận cọc.
Cọc 10 triệu mà dịch vụ chỉ còn thiếu 3 triệu thì chỉ chuyển 3 triệu — phần cọc còn lại vẫn giữ nguyên cho dịch vụ sau. Bấm Max khi khách muốn dùng sạch cọc cho đúng dịch vụ này.
Sau khi lưu
Bảng Thanh toán có thêm một dòng nhãn vàng Chuyển cọc, đồng thời:
- Số tiền còn lại của dòng đặt cọc giảm đúng bằng số vừa chuyển.
- Ô Tiền cọc trên đầu hồ sơ giảm, ô Đã thanh toán tăng.
- Công nợ của dịch vụ được chuyển giảm theo.
Xem lại ý nghĩa từng ô tiền ở Thông tin tài chính.
Chuyển cọc (nút tím) là dùng tiền cọc trả cho dịch vụ — tiền vẫn ở phòng khám. Hoàn cọc (nút cam dấu trừ) là trả tiền lại cho khách — tiền ra khỏi quỹ và ghi vào ô Hoàn cọc. Hai nút nằm cạnh nhau nên nhìn kỹ màu trước khi bấm.
Liên quan
- Tạo mới đặt cọc — nhận tiền cọc, và ba loại cọc.
- Tạo mới thanh toán — thu tiền trực tiếp cho dịch vụ.
- Thông tin tài chính — ô Tiền cọc, Đã thanh toán, Công nợ.