Tạo mới đặt cọc
Cọc là tiền khách đưa trước khi chốt dịch vụ cụ thể: giữ chỗ, giữ giá khuyến mại, hoặc gửi tiền ở phòng khám để dùng dần. Khác với thanh toán — vốn luôn gắn với một dịch vụ — tiền cọc chưa thuộc về dịch vụ nào, nằm chờ ở ô Tiền cọc trên hồ sơ khách.
Các bước thực hiện
Hình minh họa vị trí nút Thêm cọc
- Mở hồ sơ khách — vào CRM › Quản lý khách hàng, bấm tên khách để mở hồ sơ khách hàng (người bệnh).
- Chọn thẻ Thanh toán (vị trí 1 trong hình).
- Bấm + Thêm cọc — nút xanh dương, nút đầu tiên trong ba nút (vị trí 2).
- Nhập số tiền khách đưa vào ô đầu tiên của hộp thoại.
- Chọn Chi nhánh và Hình thức thanh toán — hai ô bắt buộc, viền đỏ.
- Chọn loại cọc — cọc tạm, cọc giữ khuyến mại hay ký gửi (xem bảng bên dưới).
- Ghi rõ lý do vào ô Nội dung — bắt buộc, và là chỗ duy nhất giải thích khoản tiền này.
- Bấm Lưu. Khoản cọc hiện ngay thành một dòng trong bảng, ô Tiền cọc trên đầu hồ sơ tăng lên tương ứng.
Từng ô trong hộp thoại
Hình minh họa hộp thoại Thêm mới cọc
| Vị trí | Là gì | Cần biết |
|---|---|---|
| 1. Số tiền ⭑ | Số tiền khách đặt cọc. | |
| 2. Ngày tạm ứng | Phần mềm điền sẵn thời điểm hiện tại, sửa lại nếu ghi bù. | |
| 3. Chi nhánh ⭑ | Cơ sở nhận tiền. | |
| 4. Hình thức thanh toán ⭑ | Khách đưa tiền bằng cách nào: tiền mặt, chuyển khoản, quẹt thẻ… | |
| 5. Phương thức thanh toán | Chi tiết hơn của hình thức trên (ví dụ ngân hàng, ví điện tử cụ thể). | |
| 6. Số chứng từ | Số hoá đơn hoặc mã giao dịch ngân hàng của khoản tiền này, nếu có. | |
| 7. Ba loại cọc | Chọn đúng một — xem bảng dưới. | |
| 8. Nội dung ⭑ | Lý do đặt cọc, thỏa thuận với khách. Bắt buộc, vì đây là chỗ duy nhất giải thích khoản tiền này. | |
| 9. Lưu | Ghi khoản cọc vào hồ sơ. |
⭑ = bắt buộc (viền đỏ trong hình).
Ba loại cọc
| Loại | Dùng khi |
|---|---|
| Cọc tạm | Khách đưa trước để giữ chỗ / giữ lịch, sau này trừ vào dịch vụ. Trường hợp thường gặp nhất. |
| Cọc giữ khuyến mại | Khách đặt cọc để giữ mức giá hoặc chương trình khuyến mại đang có, dù chưa làm ngay. |
| Ký gửi | Khách gửi tiền ở phòng khám để dùng dần cho nhiều lần sau. |
Vài tháng sau, không ai nhớ khoản cọc 10 triệu là giữ giá niềng răng hay giữ chỗ cho người nhà. Một câu "Cọc giữ giá gói niềng trong suốt, ưu đãi tháng 9" là đủ để tránh tranh cãi.
Theo dõi khoản cọc sau khi lưu
Khoản cọc hiện thành một dòng trong bảng Thanh toán với nhãn vàng Đặt cọc và loại cọc ghi nhỏ bên dưới (ví dụ (Cọc tạm)). Dòng này hiển thị hai con số:
- Đặt cọc — số tiền ban đầu khách đưa.
- Số tiền còn lại — phần cọc chưa dùng cho dịch vụ nào.
Khi khách chốt dịch vụ, phần cọc được trừ sang bằng giao dịch Chuyển cọc — lúc đó bảng có thêm một dòng nhãn Chuyển cọc và Số tiền còn lại của dòng cọc giảm xuống.
Tổng số cọc chưa dùng luôn hiện ở ô Tiền cọc đầu hồ sơ khách, xem Thông tin tài chính.
Dòng đặt cọc không có nút sửa/xoá như dòng thanh toán thường. Thay vào đó là ba nút:
| Nút | Màu | Việc |
|---|---|---|
| Máy in | Xanh dương | In phiếu cọc cho khách. |
| Dấu trừ | Cam | Hoàn cọc — trả lại tiền cọc cho khách. Số tiền chạy vào ô Hoàn cọc trên hồ sơ. |
| Mũi tên | Tím | Chuyển cọc — dùng khoản cọc trừ sang một dịch vụ cụ thể. |
Cho tới khi được chuyển sang một dịch vụ cụ thể, khoản cọc chưa phải doanh thu. Đó là lý do ô Tiền cọc và ô Doanh thu là hai con số tách biệt trên hồ sơ.
Liên quan
- Tạo mới thanh toán — thu tiền gắn thẳng vào dịch vụ.
- Tạo mới chuyển cọc — dùng cọc trừ sang dịch vụ.
- Thông tin tài chính — ô Tiền cọc và Hoàn cọc.