Đồng bộ Google Calendar
Bác sĩ và nhân viên phòng khám phần lớn đã quen xem lịch cá nhân bằng Google Calendar trên điện thoại. CluvixHealth đưa lịch hẹn của phòng khám thẳng vào cuốn lịch đó: mỗi người nối tài khoản Google của mình, chọn phần lịch muốn theo dõi, rồi xem lịch làm việc ở bất kỳ đâu — trên điện thoại, đồng hồ hay máy tính — mà không cần mở phần mềm.
Mỗi người tự nối tài khoản Google của mình
Việc nối là tự phục vụ: bạn bấm nối tài khoản, Google hiện trang xác nhận của chính nó, bạn đăng nhập và cho phép. Phòng khám không cần biết mật khẩu Google của bạn, và bạn không phải chờ ai cấp phép trước.
Sau khi nối xong, phần mềm chỉ tạo và cập nhật đúng những sự kiện lịch hẹn do phòng khám sinh ra trên lịch của bạn. Nối tài khoản Google là bước bắt buộc — chưa nối thì chưa đăng ký đồng bộ được phần lịch nào.
Chọn đúng phần lịch muốn đồng bộ
Không phải ai cũng cần cả cuốn lịch của phòng khám. Bạn tạo đăng ký đồng bộ theo đúng phần việc của mình:
| Kiểu đăng ký | Đồng bộ những lịch hẹn nào |
|---|---|
| Theo vai trò phụ trách | Lịch hẹn mà bạn là bác sĩ khám hoặc người tư vấn phụ trách |
| Theo cơ sở | Toàn bộ lịch hẹn của một chi nhánh bạn được cấp quyền |
| Theo bộ lọc | Đúng nhóm lịch hẹn bạn lọc ra, giống cách lọc trên màn hình danh sách lịch hẹn |
Mỗi đăng ký còn đặt được khoảng thời gian muốn theo dõi — bao nhiêu ngày về trước và bao nhiêu ngày tới — nên lịch Google của bạn chỉ chứa đúng giai đoạn đang cần, không phình theo năm tháng. Bạn cũng chọn được khi một lịch hẹn bị huỷ thì sự kiện trên Google đánh dấu là đã huỷ hay gỡ khỏi lịch luôn.
Một người tạo được nhiều đăng ký cùng lúc: bác sĩ chạy giữa hai cơ sở có thể đăng ký cả hai.
Mức riêng tư: bạn quyết định Google thấy bao nhiêu
Mỗi đăng ký có một mức riêng tư riêng, quyết định sự kiện trên Google hiện chi tiết tới đâu:
| Mức riêng tư | Sự kiện trên Google hiện gì |
|---|---|
| Chỉ mã lịch hẹn | Mã hẹn, giờ bắt đầu — kết thúc, địa chỉ cơ sở |
| Rút gọn | Thêm loại hẹn, dịch vụ, tên cơ sở và tên khách viết gọn |
| Đầy đủ | Thêm tên đầy đủ và số điện thoại của khách |
Dù chọn mức nào, sự kiện đưa lên Google chỉ chứa thông tin hành chính của cuộc hẹn. Chẩn đoán, triệu chứng, chỉ số sinh hiệu, mã bệnh và ghi chú nội bộ luôn nằm lại trong hồ sơ khách hàng (người bệnh) của phần mềm.
Sự kiện trên Google Calendar trông như thế nào
- Tiêu đề: mã lịch hẹn, tên khách và dịch vụ — nhìn là biết ca nào, làm gì.
- Địa điểm: địa chỉ cơ sở diễn ra cuộc hẹn.
- Giờ: lấy đúng giờ hẹn, độ dài tính theo thời lượng của dịch vụ; dịch vụ không khai thời lượng thì sự kiện dài 30 phút.
- Màu sự kiện đổi theo trạng thái cuộc hẹn — chờ đến, đã đến, đã ra về, đã huỷ — nên nhìn lướt cả tuần là thấy ngay ca nào còn phải theo.
- Nhắc trước 30 phút bằng thông báo của Google.
- Liên kết mở trong Cluvix: bấm một cái là nhảy thẳng vào lịch hẹn đó trong phần mềm để xem hồ sơ khách hoặc sửa.
Lịch cập nhật nhanh thế nào
Tạo mới, đổi giờ hay huỷ một lịch hẹn trong phần mềm thì trong khoảng một phút lịch Google của những người đang đăng ký cũng đổi theo. Mỗi đêm phần mềm còn rà lại toàn bộ danh sách một lượt, nên lịch của bạn luôn đầy đủ kể cả những ngày làm việc dày đặc.
Lễ tân không phải chờ: thao tác lưu lịch hẹn xong là xong, việc đẩy lên Google chạy ngầm phía sau nên màn hình không hề chậm đi.
CluvixHealth là bản gốc của lịch hẹn — nơi có hồ sơ khách, dịch vụ, người phụ trách và tiền. Vì vậy khi cần đổi giờ hay huỷ hẹn, hãy sửa trong phần mềm; cuốn lịch Google của mọi người liên quan sẽ tự cập nhật theo ngay sau đó, không ai phải báo cho ai.
Người quản trị kiểm soát gì
Người có quyền Cấu hình chung quản lý việc đồng bộ ở cấp phòng khám: khi một nhân viên nghỉ việc hoặc chuyển bộ phận, quản trị dừng đồng bộ của tài khoản đó. Phần mềm gỡ sạch những sự kiện lịch hẹn đã tạo khỏi lịch Google của người đó, rồi ngưng đẩy tiếp — dữ liệu khách hàng (người bệnh) không ở lại trên cuốn lịch riêng của ai.
Liên quan
- Đa chi nhánh — đăng ký đồng bộ theo từng cơ sở.
- Tạo mới lịch hẹn — nơi lịch hẹn được sinh ra.
- Module CRM — quản lý khách hàng và lịch hẹn của phòng khám.