Giới thiệu Kho & Vật tư
Găng tay, kim tiêm, vật liệu nha khoa, bông băng — thứ không ai nhắc tới cho tới đúng lúc cần mà kệ đã trống. Kho & Vật tư quản lý toàn bộ số đó: mua về, dùng cho từng ca điều trị, chuyển giữa các kho, kiểm kê định kỳ, và cảnh báo trước khi hết hàng.
Module này dành cho thủ kho, điều dưỡng, quản lý phòng khám và bộ phận mua hàng.
Phân hệ này lo vật tư y tế và thiết bị. Thuốc và kho thuốc có phân hệ riêng — Dược & Kho dược.
Cách vào Kho & Vật tư
Trên thanh màu tím ở trên cùng, bấm biểu tượng ô lưới (4 ô vuông nhỏ). Bảng các phân hệ hiện ra, mỗi ô là một phần việc của phòng khám.
Hình minh họa bảng chọn phân hệ
Tìm ô Kho & Vật tư — biểu tượng thùng hàng trên nền tròn màu vàng cam. Bấm vào là vào module.
Màn hình làm việc có gì
Vào module là gặp Bảng điều khiển — trả lời ngay hai câu hỏi của người giữ kho: tiền đang nằm ở đâu và sắp thiếu thứ gì.
Hình minh họa màn hình làm việc của Kho & Vật tư
| Khu vực | Là gì |
|---|---|
| 1. Menu bên trái | Các mục của module, gom theo nhóm: Phiếu kho, Tuân thủ & Thu hồi, Báo cáo. |
| 2. Dải thẻ chỉ số | Giá trị tồn kho (kèm số loại vật tư), Vòng quay tồn kho, Xuất kho 30 ngày, Tồn kho thấp (dưới ngưỡng tối thiểu) và Sắp hết hạn (30 ngày). |
| 3. Xu hướng nhập/xuất kho | Biến động giá trị kho theo tháng, xem nhanh theo 3T · 6T · 12T. |
| 4. Tiêu thụ nhiều nhất | Top vật tư dùng nhiều nhất trong 30 ngày qua. |
| 5. Phân tích tuổi tồn kho | Giá trị và số lượng tồn theo độ tuổi lô — xem theo Giá trị hoặc Số lượng. |
Thẻ Tồn kho thấp được tô nền cam riêng: đó là danh sách việc cần làm ngay, không phải con số để ngắm.
Một cuộn bông đi qua những bước nào
Vòng đời vật tư trong phòng khám gọn trong sáu bước, và mỗi bước là một mục trên menu:
- Khai giá nhà cung cấp. Giữ sẵn bảng giá dịch vụ của labo và đơn vị gia công để lúc gửi việc ra ngoài là có giá ngay.
- Nhập kho. Hàng về thì lập phiếu nhập kho, ghi số lô và hạn dùng nếu có.
- Dùng cho điều trị. Phiếu xuất kho ghi vật tư đã dùng; dùng không hết thì hoàn trả kho.
- Điều phối giữa các kho. Chuyển kho khi một chi nhánh thiếu còn nơi khác thừa.
- Kiểm soát số liệu. Kiểm kê định kỳ, chênh lệch thì điều chỉnh tồn kèm lý do.
- Giữ chỗ trước. Giữ chỗ vật tư cho ca điều trị đã hẹn, để đúng hôm đó không bị người khác dùng mất.
Khi nhà sản xuất thông báo thu hồi, Thu hồi vật tư lo phần còn lại: tìm lô, thu về, ghi nhận kết quả.
Module này gồm những gì
Tổng quan
| Menu | Dùng để |
|---|---|
| Bảng điều khiển | Giá trị tồn, vòng quay, mức tiêu thụ, cảnh báo tồn thấp và sắp hết hạn. |
| Tồn kho hiện tại | Số lượng còn lại của từng vật tư theo kho và chi nhánh. |
| Đơn đặt hàng | Bảng giá dịch vụ của nhà cung cấp: labo, đơn vị gia công, giá theo đơn vị tính. |
Phiếu kho
| Menu | Dùng để |
|---|---|
| Phiếu nhập kho | Ghi nhận vật tư về kho, kèm số lượng và giá. |
| Phiếu xuất kho | Xuất vật tư ra dùng cho điều trị hoặc cho mục đích khác. |
| Hoàn trả kho | Nhận lại phần đã xuất nhưng không dùng hết. |
| Chuyển kho | Chuyển vật tư giữa các kho, các chi nhánh. |
| Điều chỉnh tồn | Sửa số tồn cho khớp thực tế, có ghi lý do. |
| Kiểm kê | Đếm thực tế và đối chiếu với số trên phần mềm. |
| Giữ chỗ vật tư | Đặt trước vật tư cho một ca điều trị sắp tới. |
Tuân thủ & Thu hồi
| Menu | Dùng để |
|---|---|
| Thu hồi vật tư | Lập và theo dõi đợt thu hồi khi có lô cần thu về. |
| Sổ vật tư kiểm soát | Sổ theo dõi riêng cho nhóm vật tư phải kiểm soát chặt. |
Báo cáo
| Menu | Dùng để |
|---|---|
| Danh sách báo cáo | Cửa vào các báo cáo: Sổ kho, Tồn theo độ tuổi, Vật tư bán chậm, Định giá tồn kho, Lịch sử nhập kho, Lịch sử xuất kho. |
Vì sao nên dùng
- Biết trước khi hết. Ngưỡng tối thiểu khai một lần, phần mềm tự đếm và đưa lên bảng điều khiển — không còn cảnh phát hiện thiếu găng tay lúc người bệnh đã ngồi lên ghế.
- Tiền nằm trong kho nhìn thấy được. Giá trị tồn kho, vòng quay và phân tích tuổi tồn cho biết vốn đang đọng ở đâu và món nào lâu không dùng tới.
- Giữ chỗ cho ca đã hẹn. Vật tư cho ca cấy ghép tuần sau được giữ riêng, không bị ca khác dùng mất.
- Chuyển kho thay vì mua thêm. Thiếu ở chi nhánh này mà thừa ở chi nhánh kia thì chuyển — rẻ hơn và nhanh hơn đặt hàng mới.
- Sổ sách sẵn sàng cho kiểm tra. Sổ kho, sổ vật tư kiểm soát và lịch sử nhập xuất lấy thẳng từ dữ liệu đang chạy.
Liên quan
- Dược & Kho dược — phân hệ riêng cho thuốc và kho thuốc.
- Module Kho & Vật tư — giới thiệu nhanh trong phần Bắt đầu.
- Giới thiệu Bệnh án điện tử — nơi vật tư được dùng cho từng ca điều trị.