Sổ vật tư kiểm soát
Có những vật tư phải quản chặt hơn bông băng: vật liệu cấy ghép, thứ phải truy ngược được tới từng người bệnh, thứ khi tiêu huỷ phải có người chứng kiến. Sổ vật tư kiểm soát đặc biệt ghi lại từng lần chạm vào những thứ đó.
Hình minh họa màn hình Sổ vật tư kiểm soát
| Khu vực | Là gì |
|---|---|
| 1. Ô tìm kiếm | Tìm theo lô hoặc ghi chú. |
| 2. Bộ lọc, xoá lọc, làm mới, chọn cột | Lọc theo thời gian, hành động và chọn cột hiện. |
| 3. Cột Hành động | Lần ghi này là việc gì: xuất dùng, hoàn trả, tiêu huỷ… |
| 4. Bác sĩ và Người thực hiện | Dùng cho ca của bác sĩ nào, và ai là người thao tác. |
Các cột còn lại: Vật liệu, Lô, Số lượng, KH (khách hàng (người bệnh)) và Thời điểm.
Đây là sổ, không phải màn hình nhập liệu
Các dòng trong sổ sinh ra từ chính các thao tác kho: xuất vật tư cho một ca, hoàn trả phần thừa, tiêu huỷ lô hỏng. Bạn không gõ tay vào đây — bạn làm việc như bình thường ở các phiếu kho, và sổ tự ghi lại.
Nhờ vậy sổ luôn khớp với thực tế, và khi cần xuất trình thì đó là bản ghi liên tục chứ không phải bản chép lại.
Dùng sổ này khi nào
- Truy ngược một lô. Lô này đã dùng cho những người bệnh nào, bác sĩ nào thực hiện.
- Đối chiếu sau kiểm kê. Số lệch thì dò lại từng lần chạm vào vật tư trong kỳ.
- Hồ sơ cho đoàn kiểm tra. Một bảng duy nhất trả lời trọn câu hỏi vật tư đặc biệt đi đâu, ai dùng, khi nào.
Khi cần truy một lô, gõ mã lô vào ô tìm kiếm — nhanh hơn dò theo khoảng thời gian, vì một lô có thể được dùng rải rác nhiều tháng.
Liên quan
- Thu hồi vật tư — khi một lô phải thu về.
- Phiếu xuất kho — nơi phát sinh phần lớn các dòng trong sổ.
- Sổ kho (Kardex) — đường đi nhập–xuất–tồn của mọi vật tư.