Kiểm kê
Sổ sách và kệ thuốc luôn có lúc lệch nhau: một hộp phát mà quên ghi, một vỉ vỡ chưa khai. Kiểm kê là lúc đếm lại thật rồi ghi đúng con số đó vào phần mềm, kèm lý do chênh lệch.
Hình minh họa màn hình Kiểm kê
| Khu vực | Là gì |
|---|---|
| 1. Kiểm kê | Lập một phiếu kiểm kê mới. |
| 2. Import dữ liệu | Nạp kết quả đếm từ file, hợp với kho nhiều mặt hàng. |
| 3. Tìm kiếm, Ngày kiểm kê, Trạng thái | Tìm và lọc các phiếu đã lập. |
| 4. Xoá lọc và làm mới | Bỏ điều kiện lọc, tải lại danh sách. |
Bảng ghi Mã phiếu kiểm kê, Chênh lệch, Trạng thái, Ngày kiểm kê, Ghi chú, Thông tin duyệt và Thông tin tạo — ai kiểm, ai duyệt đều có tên.
Lập một phiếu kiểm kê
Hình minh họa biểu mẫu kiểm kê
| Khu vực | Điền gì |
|---|---|
| 1. Hàng đầu | Mã phiếu kiểm kê, Chi nhánh (bắt buộc) và Ngày kiểm kê. Chọn chi nhánh xong phần mềm mới tải được danh sách thuốc của kho đó. |
| 2. Trạng thái | Chờ duyệt để người khác soát lại, hoặc Đã duyệt nếu bạn có quyền chốt luôn. |
| 3. SL thực tế và Chênh lệch | Gõ số đếm được; SL hệ thống và Chênh lệch phần mềm tự điền và tự tính. |
| 4. (+) Thêm | Thêm dòng thuốc tiếp theo vào phiếu. |
Còn ô Lý do kiểm kê ở trên và Ghi chú ở cuối — nên ghi rõ vì sao kiểm (định kỳ cuối tháng, kiểm đột xuất, kiểm sau khi phát hiện lệch).
Mỗi dòng chọn thuốc rồi chọn lô (HSD) — đếm tới từng lô nên biết chính xác lô nào thừa, lô nào thiếu.
Trạng thái phiếu kiểm kê
| Trạng thái | Nghĩa là |
|---|---|
| Chờ duyệt | Đã đếm và ghi, chờ người có quyền duyệt. |
| Đã duyệt | Chốt kết quả kiểm kê. |
| Đã huỷ | Phiếu bỏ. |
Con số trên phiếu kiểm kê nói thực tế lệch bao nhiêu. Để tồn kho khớp lại, lập phiếu xuất kho loại Điều chỉnh với đúng phần chênh — như vậy vừa sửa được số, vừa lưu dấu vết lý do.
Liên quan
- Tồn kho — số của phần mềm, dùng để đối chiếu.
- Xuất kho — nơi xử lý phần chênh lệch sau kiểm kê.
- Quản lý lô - HSD — đếm tới từng lô.