Giới thiệu Trò chuyện nội bộ

Việc của phòng khám hôm nay đang nằm ở đâu? Một phần trong nhóm Zalo của ca sáng, một phần trong tin nhắn riêng giữa bác sĩ và lễ tân, một phần nữa trong điện thoại của bạn đã nghỉ việc tháng trước. Khi cần tìm lại "hôm đó ai dặn giảm giá cho chị Lan", không ai mở lại được.

Trò chuyện nội bộ đưa toàn bộ phần trao đổi đó vào trong phần mềm, ngay cạnh hồ sơ mà nó nói tới. Nhân viên vẫn chat như bình thường — nhắn riêng, lập nhóm, tạo kênh — chỉ khác là mọi thứ ở lại với phòng khám.

Module này dành cho mọi nhân viên, không phải xin cấp quyền riêng.

Cách vào

Sau khi đăng nhập, trên màn hình chọn phân hệ bấm ô Trò chuyện nội bộ.

Hình minh họa ô Trò chuyện nội bộ trên màn hình chọn phân hệ

Đang làm việc ở module khác thì không cần rời màn hình: nút Trò chuyện nội bộ trên thanh trên cùng mở một bong bóng chat ngay góc phải, trả lời xong đóng lại là về đúng chỗ đang làm dở.

Màn hình làm việc có gì

Hình minh họa màn hình Trò chuyện nội bộ

Khu vực	Là gì
1. Bộ lọc hội thoại	Tất cả, Chưa đọc, Đã ghim, Tin nhắn, Kênh, Trao đổi nội bộ theo hồ sơ. Mỗi mục có con số tin chưa đọc riêng.
2. Danh bạ và Khám phá kênh	Tìm đồng nghiệp để nhắn, và xem những kênh công khai có thể tự tham gia.
3. Công cụ chung	Chuông thông báo, Module hệ thống để sang module khác, nút giao diện tối, và tài khoản của bạn.
4. Tìm kiếm	Tìm lại tin nhắn cũ trong mọi hội thoại nội bộ.
5. TIN NHẮN	Các cuộc nhắn riêng và nhóm nhỏ.
6. KÊNH	Các kênh bạn đang tham gia. Bấm một dòng để mở nội dung ở khung bên phải.

Ba kiểu hội thoại

Kiểu	Dùng khi
Tin nhắn	Nhắn riêng một người, hoặc lập nhóm nhỏ 2–7 người cho một việc ngắn.
Kênh	Nhóm có tên, đông người, tồn tại lâu dài: Lễ tân, Phòng khám 1, Ca trực cuối tuần. Kênh công khai thì ai trong công ty cũng thấy và tự tham gia được.
Trao đổi nội bộ theo hồ sơ	Bàn về đúng một hồ sơ — một khách, một đơn hàng, một bệnh án. Mở ngay từ hồ sơ đó, và khách hàng không đọc được nội dung ở đây.

Module này mang lại gì

Việc của phòng khám ở lại với phòng khám

Trao đổi về người bệnh nằm trong hệ thống của phòng khám chứ không nằm trong điện thoại riêng của từng người. Nhân viên nghỉ việc thì lịch sử vẫn còn nguyên, người nhận bàn giao đọc lại được — không phải hỏi lại từ đầu.

Bàn bạc dính liền với hồ sơ

Đây là điểm khác biệt lớn nhất so với một nhóm chat thường. Mở hồ sơ một khách, bấm Trao đổi nội bộ là thấy đúng những gì cả nhóm đã bàn về ca đó: bác sĩ dặn gì, đã duyệt giảm giá chưa, lần trước khách phàn nàn điều gì. Không phải cuộn ngược một nhóm chat chung để tìm.

Ngược lại, trong lúc chat bạn có thể gắn hồ sơ khách vào tin nhắn — cả nhóm bấm một cái là mở thẳng hồ sơ, không phải đọc số điện thoại cho nhau.

Kênh tự đồng bộ theo phòng ban và chi nhánh

Kênh tổ chức do hệ thống tự dựng theo cơ cấu: ai vào phòng ban nào thì tự có kênh của phòng ban đó, chuyển bộ phận thì tự ra. Không ai phải nhớ thêm người mới vào nhóm, cũng không còn cảnh nhân viên đã chuyển việc vẫn đọc được tin của bộ phận cũ.

Gọi đúng người, không làm phiền cả công ty

Nhắc tên bằng @ có gợi ý sẵn, kèm hai lựa chọn Tất cả và Đang online. Trước khi bắn thông báo cho nhiều người, phần mềm hỏi lại xác nhận — nên kênh không biến thành nơi ai cũng tắt thông báo vì bị làm phiền.

Tìm lại được

Tìm tin nhắn theo từ khoá, lọc theo người gửi, và tìm trong toàn bộ lịch sử khi cần. Việc đã dặn nhau ba tháng trước vẫn moi ra được.

Bận thì báo là bận

Đặt trạng thái Bận một cái là ngừng được tự động giao hội thoại khách mới — bác sĩ đang trong ca mổ, lễ tân đang xử lý khách khó, hệ thống không đẩy thêm việc vào.

Không phải mở thêm phần mềm

Bong bóng chat nổi ngay trên màn hình đang làm việc, thông báo đổ vào cùng cái chuông của phần mềm. Nhân viên không phải nhảy qua lại giữa ERP và ứng dụng chat, nên tin nhắn công việc không bị lẫn vào tin nhắn cá nhân.

Đặt lệ ngay từ đầu

Thống nhất trong phòng khám: mọi trao đổi về người bệnh đi qua Trò chuyện nội bộ. Chỉ cần lệ này được giữ, ba tháng sau phòng khám có một kho thông tin tra cứu được, thay vì mấy chục nhóm Zalo không ai mở lại.

Trong module này có gì

Bắt đầu

Trang	Nội dung
Màn hình Trò chuyện nội bộ	Bong bóng chat và màn hình đầy đủ.
Đặt trạng thái Bận	Trực tuyến, Bận, Ngoại tuyến — và Bận ảnh hưởng tới việc giao khách thế nào.

Danh sách

Trang	Nội dung
Bộ lọc hội thoại	Sáu bộ lọc bên trái và cách ghim hội thoại.
Tin nhắn riêng và nhóm	Nhắn một người, lập nhóm nhỏ.
Kênh chat	Kênh bộ phận tự đồng bộ, kênh tự lập, kênh công khai.
Trao đổi nội bộ theo hồ sơ	Kênh gắn thẳng vào hồ sơ khách.
Danh bạ nhân viên	Tìm đồng nghiệp, lập nhóm, khám phá kênh.

Hành động

Trang	Nội dung
Gửi tin nhắn	Ô soạn tin, đính kèm tệp và ảnh.
Nhắc tên đồng nghiệp	@all, @here và cách gọi đúng người.
Gắn khách hàng vào tin nhắn	Dán hồ sơ khách vào tin để cả nhóm mở thẳng.
Thao tác trên tin nhắn	Trả lời, sửa, ghim, xoá.
Tìm kiếm tin nhắn	Lọc theo hội thoại, theo người gửi, toàn bộ lịch sử.

Liên quan

• Module Trò chuyện nội bộ — bản giới thiệu ngắn trong phần Bắt đầu.
• Đăng nhập lần đầu — cách vào phần mềm và màn hình chọn phân hệ.