Giới thiệu Workflow
Workflow (luồng công việc) hướng dẫn một việc trọn vẹn đi qua từ 2 menu trở lên, nằm ở các module khác nhau, theo đúng thứ tự cần làm. Mỗi luồng trả lời câu hỏi: muốn có được kết quả này thì phải làm những gì, ở đâu, cái nào trước?
Khác gì các module còn lại
Các module như CRM hay Cấu hình hướng dẫn từng menu riêng lẻ: màn hình đó có gì, điền ô nào, bấm nút nào. Đọc từng trang bạn biết cách làm một việc.
Nhưng công việc thật ở phòng khám hiếm khi gói gọn trong một menu. Muốn lập được một đơn hàng, dịch vụ phải được khai ở Cấu hình từ trước; muốn thu tiền, đơn hàng phải có ở CRM trước. Workflow nối các trang riêng lẻ đó lại thành một đường đi, để bạn thấy bước nào dựa vào bước nào.
Hai loại luồng
| Loại luồng | Dùng khi nào |
|---|---|
| Luồng thiết lập | Phòng khám mới bắt đầu dùng phần mềm, hoặc mở thêm dịch vụ, chi nhánh mới. Luồng chỉ ra những gì cần khai ở Cấu hình và các module khác, theo thứ tự cái nào phải có trước, để phần mềm sẵn sàng vận hành. |
| Luồng vận hành | Công việc hằng ngày. Luồng đi từ phần đã cấu hình tới kết quả cuối cùng: khách đến, lập đơn, điều trị, thu tiền, và mỗi bước đổ số liệu vào đâu. |
Một luồng đọc như thế nào
Mỗi bước trong luồng ghi rõ module nào → menu nào, việc cần làm ở đó, và dẫn sang trang hướng dẫn chi tiết của menu đó. Ví dụ luồng từ danh mục dịch vụ tới lúc thu tiền:
| Bước | Làm ở đâu · để làm gì |
|---|---|
| 1. Nhóm dịch vụ | Cấu hình › Nhóm dịch vụ/ Sản phẩm — tạo nhóm trước, vì mỗi dịch vụ bắt buộc phải thuộc một nhóm. |
| 2. Dịch vụ | Cấu hình › Dịch vụ/ Sản phẩm — khai giá bán, hoa hồng, và bật Cho trả góp nếu dịch vụ được trả góp. |
| 3. Danh mục điều trị | Cấu hình › Danh mục điều trị — phần mềm có sẵn Điều trị, Tái khám, Bảo hành; thêm danh mục riêng nếu phòng khám cần. |
| 4. Khách hàng (Người bệnh) | CRM › Tạo mới khách hàng — thêm hồ sơ khách. |
| 5. Đơn hàng | CRM › Tạo mới đơn hàng — chọn dịch vụ đã khai ở bước 2. Dịch vụ có bật trả góp thì đơn hiện thêm phần Cấu hình trả góp. |
| 6. Điều trị | CRM › Tạo mới điều trị — ghi nhận buổi điều trị, chọn danh mục ở bước 3. |
| 7. Thanh toán | CRM › Tạo mới thanh toán — thu tiền cho đơn hàng ở bước 5. |
Ba bước đầu làm một lần khi thiết lập; bốn bước sau lặp lại với mỗi khách hàng. Bỏ qua bước 2 thì tới bước 5 không có dịch vụ nào để chọn — đó là lý do thứ tự quan trọng.
Các luồng vận hành đã có
| Luồng | Trả lời câu hỏi |
|---|---|
| Quy trình khách đến | Khách tới quầy thì lễ tân bấm gì, ghi giờ ở đâu, lúc khách về ghi lý do thế nào. |
| Đặt lịch hẹn hay tạo lời nhắc? | Khách nói một câu, nên tạo lịch hẹn hay lời nhắc. |
| Khi nào khách được tính là đồng ý? | Con số "khách đồng ý" trên báo cáo đến từ thao tác nào. |
- Phòng khám mới triển khai: đọc các luồng thiết lập trước, làm lần lượt từng bước.
- Đang vận hành, gặp chỗ không ra kết quả như mong muốn (vd lên đơn không thấy dịch vụ): tìm luồng chứa việc đó, lần ngược về các bước phía trước xem đã khai đủ chưa.
- Chỉ cần biết cách điền một màn hình: bấm link ở bước tương ứng để sang trang chi tiết.