Thiết lập lương, hoa hồng cho một nhân sự
Một nhân viên mới có lương và hoa hồng đúng khi tám bước ở các module Nhân sự, Cấu hình và CRM được khai đủ và theo đúng thứ tự. Bài này đi qua từng bước bằng một ví dụ cụ thể, giải thích bước nào dựa vào bước nào. Cuối bài có bảng kiểm khi một người chưa có lương hoặc hoa hồng.
Ví dụ xuyên suốt bài
Phòng khám nhận bác sĩ Minh làm Răng hàm mặt. Bác sĩ Minh vừa tư vấn cho khách vừa trực tiếp điều trị. Thoả thuận lương:
- Lương cơ bản 15.000.000đ/tháng, tính theo ngày công.
- Hoa hồng luỹ tiến trên doanh số tư vấn.
- Thưởng KPI theo đánh giá của trưởng phòng.
Toàn bộ luồng trong một bảng
| Bước | Làm ở đâu · để làm gì |
|---|---|
| 1. Hồ sơ nhân sự | Nhân sự › Tạo mới nhân sự: tài khoản, thương hiệu, chi nhánh, phòng ban, mã nhân viên, chuyên khoa. |
| 2. Vai trò | Nhân sự › Vai trò & phân quyền: người đó được xem và làm gì. |
| 3. Hợp đồng | Nhân sự › Hợp đồng lao động: lương cơ bản, ngày công chuẩn, phòng ban tính lương. |
| 4. Chứng chỉ | Nhân sự › Chứng chỉ hành nghề: với bác sĩ, kỹ thuật viên, người hành nghề. |
| 5. Lịch và chấm công | Nhân sự › Lịch làm việc và Bảng chấm công: ra số ngày công thực tế. |
| 6. Công thức và gán | Nhân sự › Công thức lương/hoa hồng rồi Gán công thức: cách tính hoa hồng, thưởng. |
| 7. Phân công hằng ngày | CRM › Tạo mới đơn hàng và Tạo mới điều trị: chọn đúng người để doanh số về tên họ. |
| 8. Chốt cuối tháng | Nhân sự › Kỳ lương/hoa hồng rồi Bảng lương: duyệt hoa hồng, tính lương. |
Bước 1 đến 6 làm một lần khi nhân viên vào làm. Bước 7 diễn ra mỗi ngày. Bước 8 làm mỗi tháng.
Trước khi bắt đầu: danh mục phòng ban
Phòng ban được khai ở Cấu hình › Nhân sự › Phòng ban. Phần mềm có sẵn các phòng ban thường gặp như Phòng chuyên môn, Phòng phụ tá, Phòng kỹ thuật viên, Phòng telesale, Direct sale, Phòng lễ tân. Mở ra xem đã có phòng ban nhân viên mới sẽ thuộc về chưa; chưa có thì thêm trước, vì ở bước 1 và bước 3 bạn cần chọn nó.
Bước 1 — Tạo hồ sơ nhân sự
Vào Nhân sự › Danh sách nhân viên, bấm Tạo mới. Các ô bắt buộc: Tên đăng nhập, Mật khẩu, Trạng thái, Vai trò, Họ tên, Số điện thoại, Giới tính, Phòng ban và Thương hiệu. Cách điền từng ô: Tạo mới nhân sự.
Năm ô dưới đây quyết định người đó có lương và hoa hồng hay không:
| Ô | Vì sao quan trọng |
|---|---|
| Trạng thái | Chọn Hoạt động. Bảng lương chỉ tính cho nhân viên đang Hoạt động. |
| Thương hiệu · Chi nhánh | Lương tính riêng theo từng thương hiệu. Người chỉ có tên ở các ô chọn nhân viên trên đơn hàng, điều trị của đúng thương hiệu và chi nhánh đã chọn ở đây. |
| Phòng ban | Quyết định người đó hiện ở ô chọn nào khi lên đơn và điều trị. Xem bảng ngay dưới. |
| Mã nhân viên | Bắt buộc để chấm công. Để trống thì không check-in được, và dòng chấm công nạp từ file không khớp với ai, nên bảng lương ra 0 ngày công. |
| Chuyên khoa phụ trách | Với bác sĩ, kỹ thuật viên, phụ tá: tick đủ khoa người đó làm. Chưa tick khoa thì không thấy dịch vụ của khoa đó để lên điều trị. |
Phòng ban trên hồ sơ quyết định người đó được chọn ở đâu:
| Phòng ban trên hồ sơ | Hiện ở ô |
|---|---|
| Phòng chuyên môn | Bác sĩ tư vấn trên đơn hàng, Bác sĩ trên điều trị. |
| Direct sale | Direct sale trên đơn hàng. |
| Phòng kỹ thuật viên | Kỹ thuật viên trên điều trị. |
| Phòng phụ tá | Phụ tá trên điều trị. |
| Mọi phòng ban | Tư vấn viên trên đơn hàng chọn được bất kỳ nhân viên nào. |
Một người làm nhiều việc thì chọn nhiều phòng ban. Ví dụ, bác sĩ Minh chọn Phòng chuyên môn, thương hiệu và chi nhánh nơi làm việc, mã nhân viên trùng với mã trên máy chấm công, và tick khoa Răng hàm mặt.
Bước 2 — Vai trò và phân quyền
Ô Vai trò đã chọn ở bước 1 quyết định người đó thấy màn hình nào. Phòng khám chưa có vai trò phù hợp thì tạo trước ở Vai trò & phân quyền, rồi quay lại hồ sơ để chọn.
Vai trò không ảnh hưởng cách tính lương hay hoa hồng. Nó chỉ quyết định người đó được xem và làm gì trên phần mềm, ví dụ bác sĩ được tạo điều trị nhưng không xem được bảng lương.
Bước 3 — Ký hợp đồng lao động
Vào Nhân sự › Hợp đồng lao động, bấm Tạo mới. Các ô bắt buộc: Nhân viên, Thương hiệu, Loại hợp đồng, Ngày hiệu lực, Loại lương và Lương cơ bản (VNĐ).
Hợp đồng là nguồn của ba con số trong lương:
| Ô | Dùng cho |
|---|---|
| Lương cơ bản (VNĐ) | Cột Lương CB của bảng lương. Bác sĩ Minh: 15.000.000. |
| Ngày công chuẩn | Mẫu số khi quy đổi lương theo ngày công. Mặc định 26. |
| Phòng ban | Phòng ban dùng để chọn công thức lương/hoa hồng khi công thức được gán theo phòng ban (bước 6). |
Phần mềm dùng hợp đồng đang hiệu lực trong tháng tính lương: Ngày hiệu lực không sau ngày cuối tháng, và Ngày kết thúc để trống hoặc không trước ngày đầu tháng. Ví dụ hợp đồng bác sĩ Minh hiệu lực từ 15/10 thì đã được dùng cho lương tháng 10.
Phòng ban trên hồ sơ (bước 1) quyết định người đó được chọn ở ô nào khi lên đơn, điều trị. Phòng ban trên hợp đồng quyết định công thức hoa hồng theo phòng ban nào áp cho họ. Khai cả hai, và khai cho khớp: bác sĩ Minh chọn Phòng chuyên môn ở cả hai nơi.
Bước 4 — Chứng chỉ hành nghề
Với bác sĩ, kỹ thuật viên và những người hành nghề khác, khai chứng chỉ ở Chứng chỉ hành nghề: số chứng chỉ, phạm vi hành nghề, ngày hết hạn. Bước này không ảnh hưởng lương. Nó giữ hồ sơ pháp lý đầy đủ và báo trước khi chứng chỉ sắp hết hạn. Lễ tân, kế toán bỏ qua bước này.
Bước 5 — Xếp lịch và chấm công
Số ngày công thực tế trên bảng lương lấy từ Bảng chấm công. Công vào bảng theo một trong hai cách:
- Nhân viên check-in, check-out trên phần mềm (web hoặc app điện thoại).
- Bạn Import Excel file xuất từ máy chấm công. Mỗi dòng khớp với người có cùng Mã nhân viên.
Xếp ca ở Lịch làm việc để phần mềm biết giờ vào ca, từ đó tính đi trễ, về sớm. Ngày nghỉ phép có lương đã duyệt cũng được cộng vào ngày công.
Bước 6 — Khai công thức và gán cho nhân viên
Lương cơ bản đã có từ hợp đồng. Phần hoa hồng và thưởng đi theo công thức:
- Khai công thức ở Công thức lương/hoa hồng. Ví dụ công
thức Bác sĩ tư vấn gồm:
- Hoa hồng luỹ tiến theo bậc, Vai trò Bác sĩ tư vấn: 0 – 100 triệu hưởng 3%, từ 100 triệu trở lên hưởng 5%.
- Thưởng KPI, Mục tiêu thưởng 2.000.000đ, một tiêu chí Nhập tay do trưởng phòng chấm.
- Gán công thức ở Gán công thức lương/hoa hồng:
- Gán theo Phòng ban nếu cả phòng dùng chung một cách tính. Người mới vào phòng tự theo công thức này, miễn hợp đồng của họ ghi đúng phòng ban.
- Gán Cá nhân khi người này có thoả thuận riêng. Gán cá nhân luôn được ưu tiên hơn gán theo phòng ban.
Phòng khám đã có công thức cho phòng ban của người mới thì bước 6 xong ngay, không phải làm gì thêm.
Vai trò trong công thức ứng với ô nào khi lên đơn, điều trị:
| Vai trò trong công thức | Doanh số đến từ ô |
|---|---|
| Nhân viên telesale | Tư vấn viên trên đơn hàng. |
| Bác sĩ tư vấn | Bác sĩ tư vấn trên đơn hàng. |
| Nhân viên bán hàng trực tiếp | Direct sale trên đơn hàng. |
| Bác sĩ điều trị | Bác sĩ trên điều trị. |
| Kỹ thuật viên | Kỹ thuật viên trên điều trị. |
| Phụ tá | Phụ tá trên điều trị, tính bằng điểm cho Thưởng điểm. |
Dùng Hoa hồng khoán thay cho luỹ tiến khi phòng khám đã cài sẵn tỷ lệ hoa hồng trên từng dịch vụ, ở thẻ Hoa hồng dịch vụ của Dịch vụ/ Sản phẩm.
Bước 7 — Phân công đúng người mỗi ngày
Hoa hồng chỉ về tên một người khi người đó được chọn trên đơn hàng hoặc buổi điều trị:
- Lên đơn cho khách mà bác sĩ Minh tư vấn: chọn bác sĩ Minh ở ô Bác sĩ tư vấn. Khi khách thanh toán, số tiền khách trả được tính vào doanh số tư vấn của bác sĩ Minh.
- Ghi buổi điều trị bác sĩ Minh làm: chọn bác sĩ Minh ở ô Bác sĩ.
Doanh số được ghi theo tiền khách thực trả, không theo giá trị đơn. Khách trả góp ba lần thì doanh số vào ba tháng tương ứng. Nhiều người cùng phụ trách một dịch vụ thì doanh số chia đều cho họ. Quên chọn người, hoặc chọn sai người, thì sửa lại trên đơn hàng; doanh số các lần thanh toán đã có được chia lại theo người mới.
Bước 8 — Chốt lương cuối tháng
Làm theo thứ tự:
- Soát công trên Bảng chấm công, duyệt nốt đơn nghỉ phép, đơn tăng ca.
- Khai các khoản trong tháng: Phụ cấp, Thưởng / Phạt, Tạm ứng lương.
- Vào Kỳ lương/hoa hồng, bấm Tính kỳ, chấm KPI cho tiêu chí nhập tay, bấm Tính lại kỳ, rồi bấm Duyệt.
- Vào Bảng lương, bấm Tính lương. Dòng lương của bác sĩ Minh gồm lương cơ bản theo ngày công, phụ cấp, thưởng phạt, cộng thêm hoa hồng và thưởng KPI của kỳ vừa duyệt.
- Soát lại rồi Gửi phiếu lương.
Ví dụ tháng 11 bác sĩ Minh đi làm 26/26 ngày, doanh số tư vấn 150 triệu, KPI đạt 90%:
| Khoản | Số tiền |
|---|---|
| Lương cơ bản | 15.000.000đ |
| Hoa hồng luỹ tiến: 100tr × 3% + 50tr × 5% | 5.500.000đ |
| Thưởng KPI: 2.000.000 × 90% | 1.800.000đ |
| Cộng thu nhập, trước bảo hiểm, thuế, tạm ứng | 22.300.000đ |
Bảng lương chỉ lấy hoa hồng của kỳ đã duyệt. Tính lương trước khi duyệt kỳ thì dòng lương chưa có hoa hồng; lúc đó duyệt kỳ rồi bấm Tính lương lại, khi dòng lương còn ở trạng thái Nháp.
Nhân viên chưa có lương hoặc hoa hồng: kiểm ở đâu
| Hiện tượng | Kiểm lại |
|---|---|
| Không có dòng trên bảng lương | Trạng thái hồ sơ phải là Hoạt động, và hồ sơ có đúng Thương hiệu đang tính lương (bước 1). |
| Lương CB bằng 0 hoặc sai | Hợp đồng còn hiệu lực trong tháng, đúng Thương hiệu, đã khai Lương cơ bản (VNĐ) (bước 3). |
| Ngày công bằng 0 | Mã nhân viên trên hồ sơ trùng với mã trên máy chấm công (bước 1, bước 5). |
| Không chọn được người đó trên đơn hàng, điều trị | Phòng ban, Thương hiệu, Chi nhánh, Chuyên khoa phụ trách trên hồ sơ (bước 1). |
| Kết quả kỳ hiện Không khớp công thức | Chưa gán cá nhân, và hợp đồng chưa ghi phòng ban đã được gán công thức (bước 3, bước 6). |
| Hoa hồng bằng 0 dù có khách | Người đó chưa được chọn ở ô đúng vai trên đơn hàng, điều trị, hoặc khách chưa thanh toán trong tháng (bước 7). |
| Bảng lương không có hoa hồng | Kỳ lương/hoa hồng của tháng chưa Duyệt, hoặc chưa Tính lương lại sau khi duyệt (bước 8). |
Liên quan
- Tạo mới nhân sự: hồ sơ, phòng ban, chuyên khoa.
- Hợp đồng lao động: lương cơ bản và phòng ban tính lương.
- Công thức lương/hoa hồng: chi tiết năm loại thành phần.
- Kỳ lương/hoa hồng: tính, chấm KPI, duyệt kỳ.
- Bảng lương: chốt lương tháng.