Đặt lịch hẹn hay tạo lời nhắc?
Khi đang trao đổi với khách hàng (người bệnh) mà khách nhắc tới một mốc thời gian, bạn cần quyết định ngay: ghi thành lịch hẹn hay lời nhắc? Chọn đúng thì phần mềm mới nhắc đúng việc, đúng lúc — chọn nhầm thì đến ngày đó việc cần làm sẽ bị bỏ sót.
Khác nhau ở đâu
| Lịch hẹn | Lời nhắc | |
|---|---|---|
| Dùng khi | Khách đã chốt ngày giờ cụ thể tới khám | Khách chưa chốt, cần liên hệ lại vào một thời điểm sau |
| Giữ chỗ | Có — giữ khung giờ của bác sĩ, chi nhánh | Không — chỉ là việc cần làm, không giữ chỗ khám |
| Khi tới nơi | Checkin - Checkout đưa khách qua các bước khám | Không có bước checkin — xong việc thì đánh dấu Đã thực hiện |
| Phần mềm tự nhắc | Gọi nhắc khách xác nhận trước ngày hẹn | Bật hộp thoại Lời nhắc chưa hoàn thành khi bạn mở phần mềm đúng ngày tới hạn |
Khách đã chốt giờ khám → tạo lịch hẹn
"Em ơi đặt hẹn cho chị vào ngày mai tới khám lúc 9h sáng."
Khách đã nói rõ ngày và giờ muốn tới phòng khám. Bạn tạo lịch hẹn lúc 9h sáng ngày mai — phần mềm giữ khung giờ đó cho khách, và tới lúc khách có mặt bạn checkin trên đúng lịch hẹn này.
Khách chưa chắc → tạo lời nhắc
"Em ơi, tuần sau có thể chị mới biết được có đến được hay không, nên chị chưa chắc."
Khách chưa có ngày giờ khám cụ thể — việc cần làm lúc này không phải giữ chỗ khám, mà là liên hệ lại hỏi khách vào một thời điểm sau. Bạn tạo lời nhắc vào thứ Hai tuần sau, nội dung ghi rõ "Gọi hỏi chị có tới khám được không", người liên quan là chính bạn.
Tới đúng thứ Hai đó, khi bạn mở phần mềm, hộp thoại Lời nhắc chưa hoàn thành tự bật lên liệt kê lời nhắc này — không cần nhớ tự mở lịch ra xem. Gọi cho khách xong, nếu khách đã chốt được giờ tới khám thì tạo tiếp một lịch hẹn mới; nếu khách vẫn chưa chắc, đánh dấu lời nhắc này Đã thực hiện và tạo một lời nhắc khác cho lần hẹn gọi tiếp theo.
Hai câu hỏi để chọn đúng
- Khách đã có ngày giờ cụ thể tới phòng khám chưa? Có → lịch hẹn. Chưa → lời nhắc.
- Việc sắp làm là khám cho khách, hay là liên hệ với khách? Khám → lịch hẹn, giữ chỗ bác sĩ. Liên hệ (gọi điện, nhắn tin, hẹn gặp trao đổi) → lời nhắc.
Hai thứ không loại trừ nhau. Khách đã có lịch hẹn tuần sau vẫn có thể cần thêm một lời nhắc "gọi xác nhận trước 1 ngày" nếu khách hay quên. Xem đủ cả hai trong hồ sơ khách hàng (người bệnh).